Komende deadlines per medewerker: nooit meer een AdminPulse-deadline missen
In een groeiend kantoor zijn AdminPulse-subtaken verspreid over tientallen medewerkers en honderden dossiers. Op individueel niveau heeft elke medewerker zijn eigen taaklijst, maar als partner of teamlead mis je het kantoorbrede overzicht: wie loopt achter, bij wie stapelt het werk zich op de korte termijn op, en wat komt er nog aan? Met deze widget beantwoord je die drie vragen op één scherm.
Geschreven door Wouter Bruynsteen
Laatst bijgewerkt 14 dagen geleden
Wat doet het?
De widget toont alle openstaande AdminPulse-subtaken per medewerker, opgesplitst in drie categorieën zodat je meteen ziet waar actie nodig is en waar je nog ruimte hebt om te plannen.
🔴 Achterstallig: de deadline is al verstreken. Hier moet meteen actie op komen.
🟠 Prioriteit: de deadline valt binnen het ingestelde prioriteitsvenster (standaard 7 dagen, instelbaar tot 90 dagen).
⚪ Later: de deadline ligt na het prioriteitsvenster, maar binnen de horizon van 90 dagen vooruit. Dit is je vooruitblik.
In de header zie je de drie kantoorbrede totalen direct: X achterstallig · Y prioriteit (komende N dagen).
Waar vind je het?
In een "Kantoor" dashboard kan je de widget "Komende deadlines per medewerker" toevoegen. De widget haalt de subtaken rechtstreeks uit AdminPulse en is meteen actief, zonder extra configuratie.
Voor wie is dit nuttig?
→ Partners die de werkdruk over het team willen monitoren
→ Teamleads die werk willen herverdelen voordat een deadline omvalt
💡 Iedereen met toegang tot het dashboard ziet de volledige widget. Alleen ADMIN-gebruikers kunnen het prioriteitsvenster wijzigen.
Het prioriteitsvenster instellen
Standaard staat het prioriteitsvenster op 7 dagen: alles met een deadline tussen vandaag en vandaag + 7 dagen valt onder Prioriteit. Voor een kantoor met andere ritmes is dit aanpasbaar:
1️⃣ Klik in de widgetheader op het instellingenicoon (sleutel). Dit icoon is alleen zichtbaar voor admins.
2️⃣ Vul een aantal dagen in tussen 1 en 90, of kies een snelkeuze (7, 14, 30, 60).
3️⃣ Klik op Opslaan.
De instelling geldt voor alle medewerkers in het kantoor en is meteen actief.
💡 De widget kijkt maximaal 30 dagen terug voor achterstallige taken en 90 dagen vooruit voor latere taken. Een prioriteitsvenster groter dan 90 dagen wordt afgekeurd, omdat de categorie "Later" dan nooit gevuld kan zijn.
De kolommen in detail
In het detailoverzicht ("Bekijk details") vind je per medewerker:
Elk aantal in de tabel is klikbaar en opent de drill-down met de volledige takenlijst van die medewerker, gefilterd op de gekozen categorie.
💡 Het verschil tussen "Vroegste" en "Eerstvolgende" deadline: vroegste kan in het verleden liggen (oudste openstaande, ook als die achterstallig is), eerstvolgende telt enkel deadlines vanaf vandaag. Gebruik vroegste om achterstand te spotten, eerstvolgende voor planning.
Doorklikken naar de takenlijst
Klik op een aantal in de kolom Achterstallig, Prioriteit of Later om de drill-down te openen met de volledige lijst van die medewerker zijn openstaande subtaken.
Voor elke subtaak zie je:
→ Subtaaknaam en hoofdtaak
→ Klant
→ Voortgang van de hoofdtaak
→ Exacte vervaldatum
Voldoende context om in een teamoverleg of 1-op-1 te bespreken of werk moet worden herverdeeld of een klant geherinformeerd moet worden.
Filteren en exporteren
In het detailoverzicht kan je combineren met:
→ Categorie: filter op Achterstallig, Prioriteit of Later (één of meerdere)
→ Bedrijf: alleen relevant voor multi-bedrijfkantoren
→ Labels per labelgroep: filter op je rollen, teams of andere labelgroeperingen die je in Finibase hebt gedefinieerd
→ Tekstzoeken: op naam of bedrijf
Met de exportknop genereer je een Excel-bestand op basis van de actieve filters, klaar om te delen of te archiveren.
Praktijkvoorbeeld: de wekelijkse teamcheck op maandagochtend
Het is maandagochtend. Voordat het wekelijkse overleg met je team begint, wil je in 5 minuten weten waar het kantoor staat richting de aankomende deadlines.
1️⃣ Scan de drie totalen in de widgetheader. Je ziet meteen of er achterstand is opgelopen ten opzichte van vorige week. Bijvoorbeeld: 12 achterstallig · 47 prioriteit (komende 7 dagen) · 134 later.
2️⃣ Klik op de balk "Achterstallig" in de grafiek. Het detailoverzicht opent met een filter op die categorie. Je ziet alleen de medewerkers met effectieve achterstand en het exacte aantal subtaken per persoon.
3️⃣ Klik op een aantal in de kolom Achterstallig naast een medewerker. De drill-down toont de volledige lijst met subtaaknaam, hoofdtaak, klant, voortgang en vervaldatum. Voldoende om in het overleg te bespreken of er moet worden herverdeeld.
4️⃣ Bekijk wie deze week verzadigd is. Sluit de drill-down, klik op de balk Prioriteit. Sorteer oplopend op het aantal in de kolom Prioriteit. De medewerkers bovenaan hebben de zwaarste week voor de boeg. Filter eventueel op een specifiek bedrijf of label om verder in te zoomen.
5️⃣ Stem 1-op-1's af met "Eerstvolgende deadline". Klik op de datum in die kolom om de volledige openstaande takenlijst van die medewerker te zien, gesorteerd op deadline. Ideaal om in een 1-op-1 te bespreken.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik medewerkers zonder enige openstaande taak niet in de tabel?
De widget toont enkel medewerkers met minstens één openstaande subtaak binnen de getoonde periode. Wie volledig op nul staat, blijft buiten beeld om de tabel beheersbaar te houden.
Een collega heeft taken voltooid in AdminPulse, maar ze staan nog in Finibase. Hoe kan dat?
Finibase synchroniseert periodiek met AdminPulse. Wijzigingen verschijnen na de eerstvolgende nachtelijke synchronisatie of na de on-demand synchronisatie via de “Sync” knop bovenaan het dashboard.
Kan ik medewerkers uitsluiten (bijvoorbeeld externen of stagiairs)?
Een instelling om medewerkers uit te sluiten is momenteel nog niet voorzien. Laat het ons weten indien je dit nodig hebt.
Waarom staat de "Later"-bucket niet in de grafiek?
De grafiek focust op werk waar nu actie op nodig is (achterstallig + prioriteit). Het totaal voor Later staat in de header en is volledig beschikbaar via het detailoverzicht en de filters.