Alerts: Automatische waarschuwingen bij forfait-overschrijdingen en verlieslatende relaties

Samenvatting Gepersonaliseerde e-mailrapporten ontvangen wanneer forfait-klanten meer prestaties hebben dan hun gefactureerde omzet of wanneer relaties verlieslatend worden. Beschrijving Kantoren willen tijdig bijsturen wanneer een forfaitklant meer uren vraagt dan begroot, of wanneer een relatie verlieslatend dreigt te worden. Momenteel moeten gebruikers dit handmatig opvolgen, waardoor problemen soms te laat worden opgemerkt. Met de eerste versie van alerts stelt het kantoor automatische waarschuwingen in voor twee situaties: wanneer geregistreerde uren bij forfaitklanten het gefactureerde bedrag overschrijden, en wanneer klanten een negatieve brutomarge hebben. De alerts kunnen dagelijks, wekelijks (kies de dag) of maandelijks (kies de dag van de maand) worden verstuurd en zijn instelbaar met eigen drempelwaarden, filters op labels of relatiegroepen, en tot 20 ontvangers. Elke ontvanger krijgt enkel de relaties te zien waartoe hij geautoriseerd is. Met een test-modus kan de impact en de e-mail vooraf worden bekeken voordat de alert wordt geactiveerd. De e-mail bevat een overzicht van het aantal getriggerde relaties met een gedetailleerde tabel, inclusief uitsplitsing per medewerker bij forfaits of brutomarge, omzet en kosten bij verlieslatende relaties.

Wouter Bruynsteen 4 maanden geleden

Feb. 8

analytics

Kantoor & klant: widget voor overzicht rentabiliteit van tijd+producten mix (vaste prijs items)

Een widget op kantoorniveau en klantniveau waarmee je gemakkelijk de winstgevendheid per product kunt analyseren. Dit zijn de “vaste prijs” prijslijstitems, of m.a.w. de items die geregistreerd worden via niet-factureerbare tijd én een factureerbaar product. De tijd en product items worden hierbij samengevoegd om de werkelijke winstgevendheid van die dienst te bekomen.

Wouter Bruynsteen Ongeveer 2 maanden geleden

Feb. 14

analytics

Data controles: Uitgebreidere configuratiemogelijkheden voor labels

Samenvatting Meer flexibiliteit bij het inrichten van labels, zodat kantoren hun dossiers en medewerkers kunnen categoriseren op meerdere dimensies tegelijk. Beschrijving Het huidige labelsysteem ondersteunt slechts één manier van labelen. Kantoren willen dossiers/medewerkers echter op meerdere manieren indelen. Daarnaast is een label niet altijd relevant wanneer een dossier al tot een facturatiegroep behoort. Gewenste functionaliteit Meerdere labelgroepen: Mogelijkheid om verschillende labelgroepen aan te maken, elk met hun eigen set labels. Zo kan een dossier bijvoorbeeld zowel een sector-label (horeca, retail, ...) als een team-label (team A, team B, ...) krijgen. Optionele labels voor facturatiegroepen: Instelling om aan te geven dat personen binnen een facturatiegroep geen verplicht label nodig hebben. Dit voorkomt onnodige datakwaliteitsmeldingen voor dossiers waar labeling niet van toepassing is.

Wouter Bruynsteen 2 maanden geleden

Feb. 6

data

Alerts: Melding bij verjaardag of werkjubileum van medewerkers

Samenvatting Automatisch een melding ontvangen wanneer een medewerker binnenkort jarig is of een werkjubileum viert. Beschrijving Het tijdig feliciteren van medewerkers bij hun verjaardag of werkjubileum draagt bij aan een positieve werksfeer en waardering binnen het kantoor. Momenteel moet dit handmatig worden bijgehouden, waardoor belangrijke momenten soms over het hoofd worden gezien. Met deze alert ontvangen de geselecteerde collega's automatisch een e-mailnotificatie wanneer een medewerker binnenkort jarig is of een werkjubileum bereikt. Zo kan het kantoor deze momenten op tijd erkennen zonder afhankelijk te zijn van losse lijstjes of agenda-herinneringen.

Wouter Bruynsteen 2 dagen geleden

Feb. 15

analytics

Kantoor: Benchmark per label

Samenvatting Benchmarkfunctionaliteit uitbreiden met vergelijkingen per label en per prijslijstitem. Beschrijving Naast de bestaande benchmarks is het waardevol om prestaties te kunnen vergelijken op basis van labels (bv. sector). Zo kan een kantoor zien hoe specifieke diensten of dossiertypes presteren ten opzichte van het gemiddelde.

Wouter Bruynsteen 21 dagen geleden

analytics

Alerts: Controle dat alle registraties op een taak gebeuren voor alle gebruikers

Samenvatting Nieuwe data controle widget die waarschuwt wanneer tijdsregistraties niet gekoppeld zijn aan een taak binnen een bepaalde periode. Beschrijving Voor een correcte projectopvolging en nacalculatie is het belangrijk dat alle tijdsregistraties aan een taak gekoppeld zijn. Deze nieuwe controle signaleert registraties zonder taak, zodat gebruikers deze kunnen corrigeren en de datakwaliteit op peil blijft.

Wouter Bruynsteen 21 dagen geleden

Feb. 28

data

Klanten: Relatiegroep kunnen selecteren in plaats van klant

Samenvatting Mogelijkheid om een relatiegroep te selecteren in het klantendashboard, in plaats van enkel een individuele klant. Beschrijving Momenteel kan in het klantendashboard enkel één specifieke klant geselecteerd worden. Kantoren werken echter vaak met relatiegroepen om relaties te groeperen die eigenlijk onder één klant behoren. Door ook een relatiegroep te kunnen selecteren, kan de gebruiker in één keer alle klanten binnen die groep analyseren zonder elke klant afzonderlijk te moeten bekijken.

Wouter Bruynsteen 21 dagen geleden

Apr. 30

analytics

Datakwaliteit: VTE-gegevens van verwijderde AdminPulse-gebruikers aanpasbaar maken

Samenvatting Mogelijkheid om VTE-gegevens (Voltijds Equivalent) van medewerkers die verwijderd zijn uit AdminPulse alsnog aan te passen in Finibase. Beschrijving Wanneer een medewerker uit AdminPulse wordt verwijderd, verdwijnen de bijbehorende gegevens ook uit Finibase. Hierdoor kunnen de VTE-gegevens van deze medewerker niet meer worden ingezien of aangepast. Dit is problematisch wanneer VTE-waarden nog gecorrigeerd moeten worden voor een correcte historische rapportage. Met deze functionaliteit worden VTE-gegevens van verwijderde AdminPulse-gebruikers behouden en bewerkbaar gemaakt via de Datakwaliteit-module in Finibase.

Wouter Bruynsteen 2 maanden geleden

Mrt. 31

AdminIS/AdminConsult migratie: handmatige data-import van registraties, facturen en budgetten

Na het ontwikkelen van de data warehouse sectie voegen we ook een mogelijkheid toe om zelf bepaalde gegevens te importeren via Excel (.xlsx), vooral als ondersteuning om historische gegevens ook nog steeds te kunnen behouden in analyses bij een overstap van AdminIS/AdminConsult. Wat betekent dit concreet? Voor de tabellen registraties, budgetten en facturen krijg je een extra knop om data handmatig in te laden. Dit is vooral handig om ontbrekende gegevens bij te werken of extra data toe te voegen zonder te wachten op een automatische synchronisatie. Om alles correct te koppelen, moeten de basisgegevens (zoals relaties, gebruikers, taak- en opdracht­templates en prijslijstartikelen) al in AdminPulse geïmporteerd zijn. Als dit nog niet gebeurd is, laten we dit duidelijk weten met een melding, inclusief links en aantallen per tabel zodat je snel kan checken wat er al klaarstaat. Zo behou je bij een overstap nog steeds je historische data voor waardevolle inzichten en kan je sneller van start met zowel AdminPulse & Finibase.

Wouter Bruynsteen 6 maanden geleden

Sep. 30

data

Vervallen Risicoanalyse

De vervallen risicoanalyse wordt niet getrackt?

Wim 9 maanden geleden

1

analytics

Kantoor: Rentabiliteit forfaits op basis van kostenmultiplier

Samenvatting Nieuwe widget die de rentabiliteit van forfaits beoordeelt door personeels- en softwarekosten te vermenigvuldigen met een kantoorbreed instelbare multiplier, met een breakdown per klant. Beschrijving Veel kantoren hanteren een vuistregel om te beoordelen of een forfait rendabel is: de totale kost van personeel en eventueel software vermenigvuldigd met een vaste factor, bijvoorbeeld 2,2, geeft de minimale omzet die een forfait moet opleveren. Deze widget automatiseert die berekening op kantoorniveau. De multiplier is kantoorbreed instelbaar en het kantoor kan kiezen of softwarekosten worden meegenomen. Per klant toont een breakdown de totale kost, de berekende minimumomzet, het werkelijke forfaitbedrag en de factureerbaarheid. Zo wordt in één overzicht duidelijk welke forfaits rendabel zijn en waar bijsturing nodig is.

Wouter Bruynsteen Ongeveer 4 uur geleden

Feb. 28

analytics

Silverfin kantoorconfiguratie: check of er geen silverfin dossiers bestaan voor inactieve relaties in AdminPulse

Wouter Bruynsteen Ongeveer 20 uur geleden

Feb. 8

analytics

Kantoor: kolom toevoegen voor totaal tijdsregistraties in "Totaaloverzicht registraties vs. facturen - forfait klanten"

Samenvatting Een kolom toevoegen die het totaal van de tijdsregistraties toont in het overzicht voor forfaitklanten. Beschrijving De widget "Totaaloverzicht registraties vs. facturen - forfait klanten" geeft inzicht in de verhouding tussen registraties en facturatie. Momenteel ontbreekt echter een kolom die specifiek het totaal van de tijdsregistraties weergeeft, waardoor de gebruiker dit cijfer niet rechtstreeks kan aflezen. Met deze uitbreiding wordt een kolom toegevoegd die het totaal van de tijdsregistraties toont. Zo kan de gebruiker in één oogopslag zien hoeveel tijd er per forfaitklant is geregistreerd en dit direct vergelijken met de gefactureerde bedragen.

Wouter Bruynsteen 3 dagen geleden

Feb. 7

analytics

Medewerker: overzicht van alle forfait-relaties waar de medewerker registraties heeft uitgevoerd

Dit is dezelfde forfait-analyse als op kantoorniveau, maar de relaties zijn gefilterd tot enkel de relaties waar die medewerker registraties heeft gedaan

Wouter Bruynsteen 4 dagen geleden

Feb. 27

analytics

Kantoor: Tijdlijn van uren per maand

Samenvatting Widget toevoegen die de gepresteerde uren per maand visualiseert in een tijdlijn. Beschrijving Een overzicht van uren per maand geeft inzicht in seizoenspatronen en werkdruk doorheen het jaar. Met deze nieuwe widget ziet het kantoor in één oogopslag hoe de uren verdeeld zijn over de maanden, wat helpt bij planning en capaciteitsbeheer.

Wouter Bruynsteen 21 dagen geleden

Apr. 30

analytics

Klanten: Interne informatie kunnen verbergen bij forfait nacalculatie PDF-export

Samenvatting Optie om interne kosten, brutomarges en budget te verbergen bij het exporteren van de forfait nacalculatie PDF zodat dit rapport ook deelbaar is met klanten. Beschrijving Bij het delen van de forfait nacalculatie met klanten of externen is het niet altijd wenselijk om interne kostprijzen en brutomarges te tonen. Met een vinkje bij de PDF-export kunnen gebruikers ervoor kiezen om de kolom met interne kosten uit te sluiten, zodat alleen relevante informatie gedeeld wordt.

Wouter Bruynsteen 21 dagen geleden

Mrt. 31

analytics

Kantoor: Forecast toevoegen aan forfaitanalyse van de maandelijkse trend

Samenvatting Mogelijkheid om een forecast (verwachte omzet) toe te voegen aan de forfaitanalyse. Beschrijving In de huidige forfaitanalyse worden enkel gerealiseerde cijfers getoond. Om beter te kunnen inschatten of forfaits rendabel zijn, is het waardevol om ook een forecast te tonen. Met deze functionaliteit worden forecast-rijen toegevoegd aan de forfaitanalyse widget tot de maand aangeduid in de instelling. De berekening werkt als volgt: het factuurbedrag wordt bepaald op basis van de laatste forfaitfactuur. Voor relaties met historische data worden registraties per maand bepaald op basis van de conjunctuur van het vorige jaar. Voor nieuwe relaties wordt het gemiddelde per maand gebruikt van de reeds beschikbare data.

Wouter Bruynsteen 2 maanden geleden

Jun. 30

analytics

Kantoor: ondersteuning split-bill configuratie voor onderaannemers

Samenvatting Mogelijkheid om een split-bill verhouding te configureren per onderaannemer, zodat omzet automatisch verdeeld wordt tussen het hoofdkantoor en de onderaannemer die aan een dossier is toegewezen. Beschrijving Accountantskantoren die werken met onderaannemers (zelfstandige medewerkers of partnerkantoren) hebben behoefte aan een transparante omzetverdeling. Bij een split-bill wordt de gefactureerde omzet procentueel verdeeld: een deel gaat naar de onderaannemer, het resterende deel blijft bij het hoofdkantoor. Gewenste functionaliteit Configuratie (via Gebruikers datakwaliteit) Per onderaannemer een split-bill percentage instellen (bijvoorbeeld 70-30, 60-40, 50-50) Flexibel per onderaannemer aanpasbaar Impact op berekeningen Wanneer een onderaannemer aan een dossier is toegewezen, wordt de omzet automatisch gesplitst volgens de geconfigureerde verhouding De gepresteerde uren van de onderaannemer worden bijgehouden om te valideren of de forfait toereikend is Uren kunnen gerapporteerd worden aan de rekenrate Voorbeeld Een klant wordt gefactureerd voor €10.000. De toegewezen onderaannemer heeft een 70-30 split-bill configuratie: Onderaannemer factureert: €7.000 Blijft bij hoofdkantoor: €3.000 Registratie-gerelateerde informatie moet verdeeld worden op basis van de gebruiker die ze heeft geregistreerd: Bepaalde uren en kosten moeten volledig toeboren aan het gedeelte van de onderaannemer, andere moeten volledig toebehoren aan het gedeelte van het eigen bedrijf Deze verdeling is ook te definiëren in de datakwaliteit

Wouter Bruynsteen 2 maanden geleden

Mrt. 31

Rentabiliteit (kantoor): toggle toevoegen om verwijderde relaties uit te sluiten van het dashboard

Verwijderde relaties hebben geen reële impact meer om iets te kunnen aan doen, het is handig om deze meteen te kunnen uitsluiten van de cijfers en analyses. ⚠️ Opgelet: de verwijderde relaties moeten nog steeds in rekening genomen worden voor de “Nieuwe en vertrokken klanten” widget om te kunnen visualiseren welke klanten vertrokken zijn.

Wouter Bruynsteen 3 maanden geleden

Mrt. 31

analytics

Datakwaliteit: controle toevoegen op inactieve gelinkte relaties

De bestaande controle op verwijderde gelinkte relaties werd verwijderd omdat deze fout geen blocker meer was voor mogelijke issues in de dashboards, maar de controle op zich was wel nog steeds waardevol om de datakwaliteit in AdminPulse te beheren. Het doel is om deze controle dus terug in te voeren. Werking Situatieschets: Persoon X is bestuurder in XYZ BV en ook in ABC VZW (dewelke allebei klant waren) Stel dat XYZ BV geen klant meer blijft (waarbij we XYZ BV op inactief zetten), maar ABC VZW wel nog. Hierbij is het dus niet de bedoeling dat we persoon X ook op inactief zetten aangezien hij wel nog bestuurder blijft in ABC VZW. In dat geval moet de controle op de volgende manier naar boven komen: Inactieve relaties worden niet getoond in het overzicht voor de datakwaliteit, dus in dit geval zal XYZ BV geen aparte rij meer tonen in de datakwaliteit. ABC VZW is nog actief, dus zal in dit geval wel nog steeds in de lijst van de datakwaliteit verschijnen. Indien de bestuurder X op inactief werd gezet naar aanleiding van het vertrek van XYZ BV, dan zal ABC VZW de foutencontrole tonen “Verwijderde relaties staan nog gelinkt”. Uitzondering wanneer deze controle niet moet verschijnen Indien deze gelinkte relatie nog staat gelinkt maar deze is inactief EN heeft een einddatum van het mandaat, dan moet deze foutmelding NIET getoond worden voor die relatie.

Ina 4 maanden geleden

Feb. 28

analytics