Met de nieuwe widget “Doorlooptijd regie vs forfait per klantenlabelgroep” zie je per klantsegment hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen het registreren van een prestatie en het facturatiemoment, opgesplitst per facturatievorm.

Regie en forfait naast elkaar per labelgroep

De widget toont per labelgroep zes kolommen:

→ Relaties: aantal unieke klanten met gefactureerde prestaties in de periode

→ Waarde regie: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” niet is aangevinkt

→ Doorlooptijd regie: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor regieprestaties

→ Waarde forfait: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” is aangevinkt

→ Doorlooptijd forfait: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor forfaitprestaties

De doorlooptijd is een gewogen gemiddelde: grote prestaties wegen zwaarder mee dan kleine. Een prestatie van 500 EUR die 28 dagen na registratie wordt gefactureerd telt dus zwaarder dan een prestatie van 50 EUR met dezelfde doorlooptijd.

Slimme samenvatting bovenaan

Bovenaan de widget zie je een gekleurde samenvatting met de totalen voor regie en forfait, plus een waarschuwing wanneer er klanten zijn die niet (eenduidig) aan een labelgroep kunnen worden toegewezen:

→ 🟢 Groen: alle relaties zijn correct gelabeld

→ 🟡 Oranje: er zijn relaties met meerdere matchende labels

→ 🔴 Rood: er zijn relaties zonder enig label

Zo zie je in één oogopslag of de cijfers een volledig beeld geven of dat eerst nog een data-controle nodig is.

Doorklikken voor detail per klant

Klik op een rij om een dialoogvenster te openen met de volledige opsplitsing per klant binnen die labelgroep. Voor elke klant zie je apart de regie- en forfaitwaarde plus de bijhorende doorlooptijd, zodat je in één oogopslag mixed-billing klanten kan herkennen.

Facturatiegroepen worden samengevat én uitklapbaar

Wanneer een klant een facturatiegroep is (één hoofdrelatie waarnaar je factureert voor meerdere relaties in AdminPulse), toont de widget standaard het groepstotaal op de hoofdrelatie. Klap de rij open om elk individueel groepslid afzonderlijk te zien:

→ De hoofdrelatie wordt extra getoond als eerste subrij, zodat het duidelijk is dat de waarde een som is

→ Elk groepslid krijgt zijn eigen subrij met zijn eigen doorlooptijd

→ Klik op een waarde van een specifiek lid om alleen die prestaties te bekijken

→ Klik op de waarde van de hoofdrelatie om alle prestaties van de hele facturatiegroep samen te zien

Tot op prestatieniveau drillen

Klik op een waarde om alle onderliggende prestaties te bekijken. Voor elke prestatie zie je:

→ Prestatiedatum en factuurdatum

→ Relatie binnen de facturatiegroep (wanneer van toepassing)

→ Prijslijstitem in formaat [code] naam

→ Aantal dagen tussen registratie en facturatie

→ Waarde van de prestatie

→ Factuurnummer: klik erop om de PDF rechtstreeks te openen

Onderaan de tabel zie je het totaal en de gewogen gemiddelde doorlooptijd, zodat de cijfers altijd reconcilieerbaar zijn met de cel waar je vandaan kwam.

Hoe wordt regie vs forfait bepaald?

De opsplitsing gebeurt op basis van de prestatie zelf, niet de factuur. Elke prestatie heeft in AdminPulse een vinkje “Binnen forfait”:

→ Aangevinkt ✅ → telt mee als forfait

→ Niet aangevinkt → telt mee als regie

Dezelfde klant kan dus in beide kolommen voorkomen wanneer er voor die klant zowel forfait- als regieprestaties zijn gefactureerd. Het type factuur (regie, forfait, voorschot) speelt geen rol in de indeling.

Welke prestaties tellen mee?

Anders dan bij “Totaal per klantenlabelgroep” gebruikt deze widget géén registratie-instellingen: alle gefactureerde prestaties tellen mee, ongeacht of ze factureerbaar zijn of door stagiairs zijn ingegeven. Dit zorgt ervoor dat de doorlooptijd-cijfers stabiel blijven en niet verschuiven als je de instellingen van een ander dashboard aanpast.

Buiten beschouwing blijven enkel:

→ Prestaties die nog niet aan een factuur gekoppeld zijn

→ Prestaties op intern-afgeboekte facturen

→ Voorschotfacturen, omdat die in AdminPulse vaak geen directe prestatiekoppeling hebben en daardoor vanzelf buiten beeld vallen

Dashboardfilters voor bedrijf en opdrachten worden wel toegepast.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een “Kantoor” dashboard via de widgetconfiguratie.

Wil je een groep klanten ineens uitsluiten van een dashboard? Dat was in het detailvenster van de dashboarduitsluitingen tot nu toe veel klikwerk: elke relatie moest apart uitgesloten worden.

Vanaf nu kan je de lijst filteren op label of op type (Bedrijf, Eénmanszaak of Persoon) en alle gefilterde relaties in bulk uitsluiten met één actie.

Wil je bijvoorbeeld alle personen of een specifieke klantengroep in één beweging uit het dashboard halen, dan is dat nu een kwestie van filteren en bevestigen.

Scheelt een hoop klikken bij kantoren met grote klantenportefeuilles.

Werkt je kantoor consequent met taken in AdminPulse? Dan is het belangrijk dat alle registraties ook effectief aan een taak gekoppeld zijn. Met een nieuwe widget en alert houd je daar voortaan automatisch een overzicht op.

1️⃣ Nieuwe widget in een dashboard van type “Data controles”

Zie direct welke registraties niet aan een taak gekoppeld zijn

In een dashboard van het type "Data controles" vind je de nieuwe widget "Registraties zonder taak". Die toont in één oogopslag hoeveel registraties er niet gekoppeld zijn aan een geplande taak, uitgesplitst per medewerker.

Wat zie je?

→ Een samenvatting met het totaal aantal niet-gekoppelde registraties

→ Een grafiek per medewerker, zodat je meteen ziet wie registraties heeft zonder taak

→ Klik op een staaf om de onderliggende registraties te bekijken

In de detailtabel vind je per registratie de relatie, het prijslijstitem, type, duur, bedrag en of de registratie factureerbaar is. Filteren, zoeken en exporteren naar Excel is mogelijk.

Instellingen

Stel een startdatum in via "Vanaf" om te bepalen vanaf wanneer registraties gecontroleerd worden. Die instelling geldt voor het hele kantoor.

Via "Medewerkers uitsluiten" sluit je bepaalde medewerkers uit van de analyse, bijvoorbeeld stagiairs of studenten.

2️⃣ Nieuwe alert: automatisch op de hoogte blijven

Ontvang periodiek een e-mail met relaties die registraties hebben zonder taak

Maak een alert aan van het type "Registraties zonder taak" en je ontvangt automatisch een e-mail met alle relaties waarvoor niet-gekoppelde registraties zijn, inclusief een uitsplitsing per medewerker.

Je stelt zelf in:

→ Welke klanten je wil opvolgen (iedereen, op basis van labels, of specifieke relaties) → Hoe vaak je de e-mail ontvangt (dagelijks, wekelijks of maandelijks) → Wie de e-mail ontvangt

De alert neemt automatisch de startdatum en uitgesloten medewerkers over uit de widget-instellingen.

Met de nieuwe widget "Totaal per klantenlabelgroep" zie je meteen welke klantsegmenten het meeste opbrengen, waar je marges het hoogst liggen en waar je meer uren besteedt dan je factureert.

1️⃣ Financieel overzicht per klantsegment

De widget groepeert je klanten op basis van de labelgroepen die je in Finibase configureert op basis van relatielabels uit AdminPulse, en toont per groep de belangrijkste financiële cijfers:

→ Relaties — het aantal klanten in elke groep

→ Uren — totaal gefactureerde uren

→ Facturen — totale gefactureerde omzet

→ Registraties — op basis van registraties, die dezelfde instellingen volgen als de nacalculatie

→ Afwijking — verschil tussen facturen en registraties

→ Personeelskosten — interne kosten gedefinieerd vanuit AdminPulse of Finibase

→ Softwarekosten — berekend in Finibase per klanttype en actieve maanden

→ Brutomarge — omzet minus personeels- en softwarekosten

→ Brutomarge % — als percentage van de omzet

→ DSO — gemiddeld aantal dagen tussen facturatie en betaling (optioneel)

Onder elk bedrag zie je automatisch het verschil met de vorige periode. Klik op een percentage om de volledige vergelijking te zien: huidig bedrag, vorig bedrag, absoluut verschil en procentuele wijziging.

2️⃣ Gemiddeld aantal transacties per klantsegment (Silverfin)

Werk je met Silverfin? Schakel naar de weergave "Gem. transacties" om per labelgroep het gemiddeld aantal boekingen te zien, uitgesplitst per rekeningcategorie.

Zo zie je direct welke klantsegmenten de meeste werklast vereisen. Handig bij het evalueren van je forfaittarieven of het inschatten van capaciteit. Klik op een gemiddelde om per dossier het detail te bekijken.

3️⃣ Doorklikken voor detail

Elk bedrag in de tabel is klikbaar. Zo kom je rechtstreeks bij de onderliggende data:

→ Relaties — lijst van alle klanten in de groep

→ Uren en registraties — individuele tijdsregistraties

→ Facturen — factuurdetails per klant

→ Personeelskosten — kostenopbouw per medewerker

→ Softwarekosten — kosten per klant met maandelijks tarief

→ Brutomarge — volledige berekening: omzet min kosten

→ DSO — openstaand bedrag, totale verkopen en aantal dagen in periode

Hoe werkt de groepering?

Elke klant wordt aan precies één rij toegewezen:

→ Één matchend label — klant verschijnt bij dat label

→ Meerdere matchende labels — klant verschijnt onder "Meerdere labels"

→ Geen matchend label — klant verschijnt onder "Geen label"

Zo tel je nooit dubbel en is het totaal altijd gelijk aan het kantoortotaal. Labels stel je in via de widget "Relaties per label" op een “Data Controle” dashboard.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een “Kantoor” dashboard via de widgetconfiguratie.

Bij brede tabellen met veel kolommen verlies je al snel het overzicht wanneer je naar rechts scrollt, bijvoorbeeld de naam van de relatie of de medewerker verdwijnt uit beeld en je weet niet meer naar welke rij je kijkt.

Vanaf nu kan je kolommen vastzetten. Een vastgezette kolom blijft altijd zichtbaar aan de linkerkant, ook wanneer je door de rest van de tabel scrollt.

Vastzetten doe je via de hoofding van de kolom die je wilt vastzetten door de "Vastzetten" optie te selecteren. Je kan ook meerdere kolommen tegelijk vastzetten.

Je voorkeur wordt automatisch onthouden, dus je hoeft dit maar één keer in te stellen per tabel.

Klanten die per kwartaal of per jaar worden gefactureerd geven tijdens het jaar vaak een vertekend beeld in de "Verlieslatende relaties" analyse.

Met de nieuwe pro-rata optie verdeelt Finibase de verwachte omzet automatisch naar maandbasis, zodat je altijd een correcte vergelijking ziet:

Dit werkt slim op de achtergrond: zijn er al forfaitfacturen verstuurd in de dashboardperiode, dan gebruikt de pro-rata die als basis en vult hij enkel aan voor de periodes waar nog niets werd gefactureerd.

Ook in de "Verlieslatende relaties" alert kan je deze pro-rata instellen.

Voortaan hoef je niet meer dagelijks je dashboard te checken om belangrijke veranderingen op te merken. Met Alerts stel je geautomatiseerde waarschuwingen in die je per e-mail verwittigen wanneer er iets opvalt, zowel bij je klanten als bij je medewerkers.

Je bepaalt zelf welke situaties je wil monitoren, hoe vaak er gecontroleerd wordt en wie de meldingen ontvangt. En net zoals de widgets in Finibase, breiden we de alerts regelmatig verder uit met nieuwe types.

1️⃣ Een eerste reeks alerts om mee te starten

We lanceren vier alerts, verdeeld over klant- en medewerkerdata:

Klanten

→ Facturen vs. registraties Ontvang een waarschuwing wanneer gepresteerde uren (in regie) het gefactureerde bedrag overschrijden boven een drempelwaarde die je zelf instelt. Ideaal om vroegtijdig bij te sturen.

→ Verlieslatende relaties Word gewaarschuwd wanneer klanten een negatieve brutomarge hebben. Je kiest zelf de ernst en drempelwaarde.

Medewerkers

→ Verjaardagen Krijg een overzicht van aankomende verjaardagen van je teamleden, zodat je nooit iemand vergeet.

→ Werkjubilea Ontvang een overzicht van werkjubilea en vier deze mijlpalen op tijd.

2️⃣ Flexibele configuratie in drie stappen

Elke alert stel je in via een overzichtelijk formulier:

→ Basis Geef je alert een naam, kies de frequentie (dagelijks, wekelijks of maandelijks) en selecteer welke collega's de e-mails ontvangen.

→ Klanten Bepaal welke klanten worden meegenomen. Kies uit alle klanten, filter op labels of selecteer individuele relaties. Je kan ook filteren op ondernemingstype en boekjaarafsluiting.

→ Configuratie Stel de alert-specifieke parameters in zoals drempelwaarden, periodes en bijkomende opties. Voor medewerker-alerts selecteer je hier welke medewerkers in scope vallen.

3️⃣ Slimme e-mailnotificaties

→ Gebundelde digest e-mail Alle alerts die tegelijkertijd worden geëvalueerd, worden samengevat in één overzichtelijke e-mail per ontvanger. Zo blijft je inbox overzichtelijk.

→ Individuele notificaties (enkel voor verjaardagen en werkjubilea) Naast de gebundelde e-mail kan je ook persoonlijke meldingen activeren. Je kiest of de melding op de dag zelf of de dag ervoor wordt verstuurd en wie deze ontvangt.

Elke e-mail bevat een directe link naar je dashboard, zodat je met één klik de details kan bekijken.

4️⃣ Beheer en geschiedenis

In het alerts-overzicht beheer je al je geconfigureerde alerts. Je kan ze op elk moment in- of uitschakelen, bewerken of verwijderen.

Via de alertgeschiedenis zie je wanneer een alert is uitgevoerd, hoeveel triggers er waren en welke relaties of medewerkers de alert hebben geactiveerd. De geschiedenis wordt automatisch 12 maanden bewaard.

Alerts is beschikbaar als premium-functionaliteit.

Meer weten over hoe je alerts configureert? Lees ons support artikel.

Werk je vaak met dezelfde filtercombinaties? Sla ze nu op als filterset en wissel er razendsnel tussen.

Hoe werkt het?

Je kan nu in elke widgettabel je actieve filters opslaan als een filterset. De laatste filterset die je hebt geselecteerd wordt automatisch toegepast wanneer je de pagina opnieuw laadt.

1️⃣ Persoonlijk of kantoorbreed

Kies zelf of je een filterset enkel voor jezelf bewaart, of deelt met het hele kantoor. Zo kan iedereen dezelfde filters gebruiken zonder ze telkens opnieuw in te stellen.

2️⃣ Beheer op basis van je rol

→ ADMIN-gebruikers kunnen alle filtersets op kantoorniveau beheren

→ CONTRIBUTOR-gebruikers kunnen enkel de filtersets beheren die ze zelf hebben aangemaakt