In deze release zetten we twee updates live: vernieuwde datumfilters op al je dashboards en een volledig herwerkte klantenevolutie-widget.

📅 Vernieuwde datumfilters op je dashboards

De datumfilters bovenaan je dashboards zijn volledig herwerkt. Geen apart dialoogvenster meer dat je moet openen, instellen en bevestigen: de periode staat nu altijd zichtbaar bovenaan en je aanpassingen worden vanzelf bewaard.

1️⃣ Altijd zichtbare periodebalk met automatisch bewaren

Stel je periode rechtstreeks bovenaan het dashboard in, zonder venster.

Kies een vaste periode met één klik op een snelkeuze (zoals dit jaar of dit kwartaal), of vul zelf een begin- en einddatum in. Voor dashboards met een vergelijking stel je de huidige en de vorige periode naast elkaar in, in dezelfde balk.

Wat heb je eraan?

• Minder klikken: de periode aanpassen gebeurt in één handeling, zonder een venster te openen en te sluiten.

• Automatisch bewaard: je wijzigingen lopen vanzelf door en je ziet de bewaarstatus meteen naast de periode. Geen losse "Opslaan"-knop in een dialoog meer.

• Altijd duidelijk wat actief is: de gekozen periode blijft permanent in beeld.

2️⃣ Automatische controle op het einde van de maand

Loopt een doorlopende periode niet meer tot einde vorige maand, dan krijg je het meteen te zien.

Finibase merkt op wanneer je einddatum is blijven hangen op een oudere maand. Met één klik op "Periode doortrekken" schuif je door naar de laatst afgesloten maand, zodat je cijfers weer up-to-date zijn en je geen recente data mist.

👥 "Nieuwe en vertrokken klanten" herwerkt: kies tussen relatiedatums en facturatie

1️⃣ Twee telmethodes via één toggle

Wissel met één klik tussen tellen op relatiedatums of op facturatie.

Standaard telt op basis van de relatiedatums in AdminPulse ("Ingegeven op" en "Einddatum relatie"). Elke aangemaakte of stopgezette relatie telt mee, ook zonder facturatie.

Facturatie telt op basis van facturatie-activiteit over de laatste 12 maanden, en enkel klanten met omzet boven een instelbare drempel (standaard € 500). Zo sluit de telling aan bij je werkelijke klantenbestand.

Wat heb je eraan?

• Cijfers die kloppen met je eigen definitie: laat de telling aansluiten bij hoe jij (of AdminPulse) klanten telt, zodat de aantallen niet meer afwijken.

• Geen vertrekkers over het hoofd: in de Standaard-modus tellen ook stopgezette relaties zonder facturatie mee.

• Ruis eruit: de instelbare drempel houdt kleine of slapende dossiers buiten je telling.

2️⃣ Nieuwe stapelgrafiek voor retentie en omzet

In de Facturatie-modus zie je behouden, wegvallende en nieuwe omzet in één beeld.

Klik door op een segment om meteen bij de onderliggende relaties en facturen te komen.

3️⃣ Verfijnd in beide modes

• Help-teksten, statusbadges en filters passen zich aan de gekozen telmethode aan, met de letterlijke AdminPulse-veldnamen erbij.

• Een kleurgecodeerde "Verschil"-kolom en een rijkere inzichtsregel die de netto-evolutie samenvat.

• Drill-down op elke rij naar de onderliggende relaties en facturen.

Je vindt de telmethode-toggle en de instelbare omzetdrempel rechtstreeks in de widget.

Met de nieuwe widget "Verdeling BTW-dossiers per medewerker" zie je meteen hoe je BTW-dossiers over je team verdeeld zijn, opgesplitst per aangifteperiodiciteit en gewogen naar het aantal aangiften en de VTE per medewerker. Zo herken je in één oogopslag wie een onevenredig zware of lichte portefeuille draagt.

1️⃣ Dossiers per medewerker, opgesplitst per periodiciteit

De widget toont per medewerker hoeveel BTW-dossiers die beheert, uitgesplitst over de relevante categorieën:

→ Totaal: het totaal aantal BTW-dossiers van de medewerker

→ Kwartaal: dossiers met een kwartaalaangifte

→ Maand: dossiers met een maandelijkse aangifte

→ Niet-BTW plichtig: dossiers zonder BTW-plicht

→ Andere: dossiers met een andere of afwijkende periodiciteit

→ Verdeling: een gekleurde balk die de samenstelling van de portefeuille visueel weergeeft, zodat je het profiel per medewerker in één oogopslag vergelijkt

2️⃣ Gewogen naar werklast, niet enkel aantal dossiers

Een maandaangever vraagt twaalf aangiften per jaar, een kwartaaldossier maar vier. Een puur aantal dossiers zegt dus weinig over de echte werkdruk. Daarom voegt de widget drie kolommen toe die de werklast normaliseren:

→ VTE: het aantal voltijdse equivalenten van de medewerker

→ Geschatte BTW-aangiften per jaar: het verwachte aantal aangiften op basis van de periodiciteit van alle dossiers samen

→ BTW-aangiften per VTE: het aantal aangiften herrekend naar voltijds equivalent, zodat deeltijds werk de vergelijking niet vertekent. De zwaarst belaste medewerkers kleuren op, zodat je over- en onderbelasting meteen ziet

Zo zie je niet wie de meeste dossiers heeft, maar wie effectief de zwaarste aangiftelast draagt.

3️⃣ Totaal, gemiddelde en mediaan bovenaan

Boven de medewerkers zie je drie referentierijen: het kantoortotaal, het gemiddelde en de mediaan. De mediaan vangt uitschieters op, dus je herkent meteen wie ruim boven of onder een normaal niveau zit.

4️⃣ Zelf kiezen welke rol de eigenaar bepaalt

ADMIN-gebruikers stellen via de instellingen in welke rol op het dossier bepaalt aan wie het wordt toegewezen (standaard de verantwoordelijke medewerker). Zo sluit de verdeling aan op de manier waarop jouw kantoor de dossiers verdeelt.

5️⃣ Data-controle ingebouwd

Bovenaan waarschuwt de widget wanneer de cijfers nog geen volledig beeld geven:

→ Klanten zonder BTW-periodiciteit: dossiers met een onbekende periodiciteit in AdminPulse, die nog niet correct in de verdeling vallen

→ Klanten zonder toegewezen medewerker: dossiers zonder ingestelde rolhouder in AdminPulse, die onder "Niet toegewezen" terechtkomen

Klik op het aantal om meteen de betrokken klanten te zien en de gegevens in AdminPulse aan te vullen.

6️⃣ Doorklikken, groeperen, filteren en exporteren

Elk aantal in de tabel is klikbaar, zo kom je rechtstreeks bij de onderliggende dossiers. Je filtert op een specifieke medewerker of bedrijf, groepeert medewerkers per labelgroep (gegroepeerd of volledig uitgeklapt) en exporteert de volledige tabel naar Excel. Een opgeslagen layout onthoudt je voorkeuren.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een "Kantoor" dashboard via de widgetconfiguratie.

Je kan de interne kost (personeelskost) per medewerker voortaan volledig vanuit Finibase beheren, in plaats van te werken met het vaste interne uurtarief uit AdminPulse. Je stelt per medewerker de totale jaarlijkse personeelskost in, en Finibase berekent daaruit zelf de effectieve kost per uur.

Nieuw: die personeelskost kan je nu ook opsplitsen per kostencategorie.

Waarom je personeelskosten via Finibase beheert

• Correctere kost per uur. Finibase berekent de kost per uur op basis van de werkelijke jaarlijkse personeelskost en de beschikbare VTE-uren per medewerker. Analyses die vanuit medewerkers vertrekken, rekenen zo altijd met het exact correcte bedrag. Je hoeft geen aparte Excel meer bij te houden om de totale interne kost om te rekenen naar een kost per uur.

• Opsplitsing per kostencategorie. Splits de totale personeelskost op in je eigen categorieën, bijvoorbeeld bezoldigingen, bedrijfswagen, opleidingsbudget, ... Zo krijg je inzicht in de samenstelling van de personeelskost en kan je die uitsplitsing gebruiken in je analyses.

• Automatische herinneringen. Finibase signaleert wanneer waarden lange tijd niet meer zijn bijgewerkt, zodat je berekeningen accuraat blijven.

Wat is er nieuw

• Eigen kostencategorieën beheren. Definieer per kantoor je eigen categorieën. Je kan ze herordenen, hernoemen en verbergen in de widget.

• Bedrag per categorie per medewerker. Vul voor elke medewerker een bedrag in per categorie. Een live totaal toont meteen de samengestelde interne kost.

• Per jaar of per uur invoeren. Kies per medewerker of je de bedragen op jaarbasis of op uurbasis ingeeft. Uurbedragen worden automatisch omgerekend naar een jaarbedrag op basis van de VTE van de medewerker.

• Meerdere periodes. Voeg periodes met verschillende startdata toe om wijzigingen in de loop van het jaar correct vast te leggen, bijvoorbeeld een loonsverhoging halverwege het jaar.

Aan de slag

1. Open de instellingen van de widget "Gebruikers datakwaliteit".

2. Zet in de sectie "Interne kosten" de optie "Handmatige totale interne kost per medewerker via Finibase" aan. Dit is nodig voordat je met categorieën kan werken.

3. Voeg in de sectie "Kostencategorieën" je eigen categorieën toe.

4. Vul per medewerker de bedragen in via de kolom "Totale interne kost".

Goed om te weten

• Zolang de optie uitgeschakeld is, gebruiken alle widgets het standaard interne uurtarief uit AdminPulse.

• Zodra je ze inschakelt, wordt de interne prijs uit AdminPulse volledig genegeerd en vervangen door de totale interne kost die je in Finibase instelt.

• Is er voor een medewerker nog geen kost ingesteld? Dan wordt €0 als interne kost gehanteerd. Vul dus voor elke medewerker een bedrag in.

Bestaande gegevens blijven behouden

Werkte je al met de totale interne kost? Dan hoef je niets te doen. Je bestaande bedragen worden automatisch overgenomen in een standaardcategorie "Totale interne kost", die je daarna verder kan opsplitsen wanneer je wil.

De opsplitsing werkt automatisch door in alle widgets die de kost per uur, personeelskosten en brutomarge tonen.

Heb je in AdminPulse je medewerkersprofielen hernoemd? Die benamingen lopen vanaf nu automatisch door in Finibase. Geen aparte instellingen, geen oude termen meer in je rapporten en dashboards.

Een voorbeeld

Stel, in AdminPulse heb je "Vennoot" hernoemd naar "Partner" en "Medewerker senior" naar "Senior consultant". Vanaf nu zie je op elke plek in Finibase waar voorheen "Vennoot" of "Medewerker senior" stond, jouw eigen termen verschijnen.

Waar zie je het terug?

Overal waar Finibase rolbenamingen toont:

→ Kolomhoofdingen in alle widgets

→ Filters en gegroepeerde overzichten

→ KPI-kaarten, tooltips en grafieklegenda's

→ Excel-exports en groepsdetailvensters

→ Alerts, tabelinhoud en datakwaliteitscontroles die naar rollen verwijzen

Hoe werkt het?

Bij elke data vernieuwing leest Finibase je rolbenamingen rechtstreeks uit AdminPulse. Pas je iets aan in AdminPulse, dan zie je de nieuwe termen in Finibase bij de eerstvolgende data vernieuwing.

Heb je nog niets aangepast in AdminPulse? Dan blijven de standaardbenamingen zichtbaar zoals voorheen ("Medewerker", "Medewerker (vervanger)", "Medewerker verantwoordelijke", "Medewerker senior", "Medewerker facturatie", "Vennoot").

Met de nieuwe widget “Doorlooptijd regie vs forfait per klantenlabelgroep” zie je per klantsegment hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen het registreren van een prestatie en het facturatiemoment, opgesplitst per facturatievorm.

Regie en forfait naast elkaar per labelgroep

De widget toont per labelgroep zes kolommen:

→ Relaties: aantal unieke klanten met gefactureerde prestaties in de periode

→ Waarde regie: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” niet is aangevinkt

→ Doorlooptijd regie: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor regieprestaties

→ Waarde forfait: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” is aangevinkt

→ Doorlooptijd forfait: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor forfaitprestaties

De doorlooptijd is een gewogen gemiddelde: grote prestaties wegen zwaarder mee dan kleine. Een prestatie van 500 EUR die 28 dagen na registratie wordt gefactureerd telt dus zwaarder dan een prestatie van 50 EUR met dezelfde doorlooptijd.

Slimme samenvatting bovenaan

Bovenaan de widget zie je een gekleurde samenvatting met de totalen voor regie en forfait, plus een waarschuwing wanneer er klanten zijn die niet (eenduidig) aan een labelgroep kunnen worden toegewezen:

→ 🟢 Groen: alle relaties zijn correct gelabeld

→ 🟡 Oranje: er zijn relaties met meerdere matchende labels

→ 🔴 Rood: er zijn relaties zonder enig label

Zo zie je in één oogopslag of de cijfers een volledig beeld geven of dat eerst nog een data-controle nodig is.

Doorklikken voor detail per klant

Klik op een rij om een dialoogvenster te openen met de volledige opsplitsing per klant binnen die labelgroep. Voor elke klant zie je apart de regie- en forfaitwaarde plus de bijhorende doorlooptijd, zodat je in één oogopslag mixed-billing klanten kan herkennen.

Facturatiegroepen worden samengevat én uitklapbaar

Wanneer een klant een facturatiegroep is (één hoofdrelatie waarnaar je factureert voor meerdere relaties in AdminPulse), toont de widget standaard het groepstotaal op de hoofdrelatie. Klap de rij open om elk individueel groepslid afzonderlijk te zien:

→ De hoofdrelatie wordt extra getoond als eerste subrij, zodat het duidelijk is dat de waarde een som is

→ Elk groepslid krijgt zijn eigen subrij met zijn eigen doorlooptijd

→ Klik op een waarde van een specifiek lid om alleen die prestaties te bekijken

→ Klik op de waarde van de hoofdrelatie om alle prestaties van de hele facturatiegroep samen te zien

Tot op prestatieniveau drillen

Klik op een waarde om alle onderliggende prestaties te bekijken. Voor elke prestatie zie je:

→ Prestatiedatum en factuurdatum

→ Relatie binnen de facturatiegroep (wanneer van toepassing)

→ Prijslijstitem in formaat [code] naam

→ Aantal dagen tussen registratie en facturatie

→ Waarde van de prestatie

→ Factuurnummer: klik erop om de PDF rechtstreeks te openen

Onderaan de tabel zie je het totaal en de gewogen gemiddelde doorlooptijd, zodat de cijfers altijd reconcilieerbaar zijn met de cel waar je vandaan kwam.

Hoe wordt regie vs forfait bepaald?

De opsplitsing gebeurt op basis van de prestatie zelf, niet de factuur. Elke prestatie heeft in AdminPulse een vinkje “Binnen forfait”:

→ Aangevinkt ✅ → telt mee als forfait

→ Niet aangevinkt → telt mee als regie

Dezelfde klant kan dus in beide kolommen voorkomen wanneer er voor die klant zowel forfait- als regieprestaties zijn gefactureerd. Het type factuur (regie, forfait, voorschot) speelt geen rol in de indeling.

Welke prestaties tellen mee?

Anders dan bij “Totaal per klantenlabelgroep” gebruikt deze widget géén registratie-instellingen: alle gefactureerde prestaties tellen mee, ongeacht of ze factureerbaar zijn of door stagiairs zijn ingegeven. Dit zorgt ervoor dat de doorlooptijd-cijfers stabiel blijven en niet verschuiven als je de instellingen van een ander dashboard aanpast.

Buiten beschouwing blijven enkel:

→ Prestaties die nog niet aan een factuur gekoppeld zijn

→ Prestaties op intern-afgeboekte facturen

→ Voorschotfacturen, omdat die in AdminPulse vaak geen directe prestatiekoppeling hebben en daardoor vanzelf buiten beeld vallen

Dashboardfilters voor bedrijf en opdrachten worden wel toegepast.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een “Kantoor” dashboard via de widgetconfiguratie.

Wil je een groep klanten ineens uitsluiten van een dashboard? Dat was in het detailvenster van de dashboarduitsluitingen tot nu toe veel klikwerk: elke relatie moest apart uitgesloten worden.

Vanaf nu kan je de lijst filteren op label of op type (Bedrijf, Eénmanszaak of Persoon) en alle gefilterde relaties in bulk uitsluiten met één actie.

Wil je bijvoorbeeld alle personen of een specifieke klantengroep in één beweging uit het dashboard halen, dan is dat nu een kwestie van filteren en bevestigen.

Scheelt een hoop klikken bij kantoren met grote klantenportefeuilles.

Werkt je kantoor consequent met taken in AdminPulse? Dan is het belangrijk dat alle registraties ook effectief aan een taak gekoppeld zijn. Met een nieuwe widget en alert houd je daar voortaan automatisch een overzicht op.

1️⃣ Nieuwe widget in een dashboard van type “Data controles”

Zie direct welke registraties niet aan een taak gekoppeld zijn

In een dashboard van het type "Data controles" vind je de nieuwe widget "Registraties zonder taak". Die toont in één oogopslag hoeveel registraties er niet gekoppeld zijn aan een geplande taak, uitgesplitst per medewerker.

Wat zie je?

→ Een samenvatting met het totaal aantal niet-gekoppelde registraties

→ Een grafiek per medewerker, zodat je meteen ziet wie registraties heeft zonder taak

→ Klik op een staaf om de onderliggende registraties te bekijken

In de detailtabel vind je per registratie de relatie, het prijslijstitem, type, duur, bedrag en of de registratie factureerbaar is. Filteren, zoeken en exporteren naar Excel is mogelijk.

Instellingen

Stel een startdatum in via "Vanaf" om te bepalen vanaf wanneer registraties gecontroleerd worden. Die instelling geldt voor het hele kantoor.

Via "Medewerkers uitsluiten" sluit je bepaalde medewerkers uit van de analyse, bijvoorbeeld stagiairs of studenten.

2️⃣ Nieuwe alert: automatisch op de hoogte blijven

Ontvang periodiek een e-mail met relaties die registraties hebben zonder taak

Maak een alert aan van het type "Registraties zonder taak" en je ontvangt automatisch een e-mail met alle relaties waarvoor niet-gekoppelde registraties zijn, inclusief een uitsplitsing per medewerker.

Je stelt zelf in:

→ Welke klanten je wil opvolgen (iedereen, op basis van labels, of specifieke relaties) → Hoe vaak je de e-mail ontvangt (dagelijks, wekelijks of maandelijks) → Wie de e-mail ontvangt

De alert neemt automatisch de startdatum en uitgesloten medewerkers over uit de widget-instellingen.

Met de nieuwe widget "Totaal per klantenlabelgroep" zie je meteen welke klantsegmenten het meeste opbrengen, waar je marges het hoogst liggen en waar je meer uren besteedt dan je factureert.

1️⃣ Financieel overzicht per klantsegment

De widget groepeert je klanten op basis van de labelgroepen die je in Finibase configureert op basis van relatielabels uit AdminPulse, en toont per groep de belangrijkste financiële cijfers:

→ Relaties — het aantal klanten in elke groep

→ Uren — totaal gefactureerde uren

→ Facturen — totale gefactureerde omzet

→ Registraties — op basis van registraties, die dezelfde instellingen volgen als de nacalculatie

→ Afwijking — verschil tussen facturen en registraties

→ Personeelskosten — interne kosten gedefinieerd vanuit AdminPulse of Finibase

→ Softwarekosten — berekend in Finibase per klanttype en actieve maanden

→ Brutomarge — omzet minus personeels- en softwarekosten

→ Brutomarge % — als percentage van de omzet

→ DSO — gemiddeld aantal dagen tussen facturatie en betaling (optioneel)

Onder elk bedrag zie je automatisch het verschil met de vorige periode. Klik op een percentage om de volledige vergelijking te zien: huidig bedrag, vorig bedrag, absoluut verschil en procentuele wijziging.

2️⃣ Gemiddeld aantal transacties per klantsegment (Silverfin)

Werk je met Silverfin? Schakel naar de weergave "Gem. transacties" om per labelgroep het gemiddeld aantal boekingen te zien, uitgesplitst per rekeningcategorie.

Zo zie je direct welke klantsegmenten de meeste werklast vereisen. Handig bij het evalueren van je forfaittarieven of het inschatten van capaciteit. Klik op een gemiddelde om per dossier het detail te bekijken.

3️⃣ Doorklikken voor detail

Elk bedrag in de tabel is klikbaar. Zo kom je rechtstreeks bij de onderliggende data:

→ Relaties — lijst van alle klanten in de groep

→ Uren en registraties — individuele tijdsregistraties

→ Facturen — factuurdetails per klant

→ Personeelskosten — kostenopbouw per medewerker

→ Softwarekosten — kosten per klant met maandelijks tarief

→ Brutomarge — volledige berekening: omzet min kosten

→ DSO — openstaand bedrag, totale verkopen en aantal dagen in periode

Hoe werkt de groepering?

Elke klant wordt aan precies één rij toegewezen:

→ Één matchend label — klant verschijnt bij dat label

→ Meerdere matchende labels — klant verschijnt onder "Meerdere labels"

→ Geen matchend label — klant verschijnt onder "Geen label"

Zo tel je nooit dubbel en is het totaal altijd gelijk aan het kantoortotaal. Labels stel je in via de widget "Relaties per label" op een “Data Controle” dashboard.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een “Kantoor” dashboard via de widgetconfiguratie.