Yuki integratie: koppel je Yuki-portalen in enkele stappen

Koppel je Yuki-portaal met een webservicesleutel en haal per dossier documentaantallen op in Finibase.

Geschreven door Wouter Bruynsteen

Laatst bijgewerkt Ongeveer 17 uur geleden

Verbind Finibase met je Yuki-omgeving en haal per dossier automatisch documentaantallen op voor je analyses.

Wat doet het?

Met de Yuki-integratie haalt Finibase de dossiers (domeinen) van je Yuki-portaal op. Een dossier wordt automatisch gekoppeld aan de bijhorende AdminPulse-relatie en het Silverfin-dossier via het ondernemingsnummer. Die koppeling is vandaag de basis voor twee datapunten, en dat gaan we de komende tijd stap voor stap uitbreiden:

  • Inactieve relaties met Yuki dossier: een data-controle die inactieve AdminPulse-relaties opspoort die nog een actief Yuki-dossier hebben. Dat kan duiden op dossiers die gearchiveerd moeten worden.

  • Documentaantallen per dossier: het aantal documenten per archiefmap (aankoop- en verkoopfacturen), per klant zichtbaar.

💡 We gaan uit van één domein per dossier: een Yuki-domein staat gelijk aan één administratie, en dus aan precies één AdminPulse-relatie of Silverfin-dossier. Alle data die we ophalen, ook de documentaantallen, halen we dan ook op domeinniveau op, nooit op het niveau van een individuele administratie binnen dat domein. Bevat een domein toch meerdere administraties, dan zie je in Finibase enkel het totaal van dat domein, niet de opsplitsing per administratie.

In tegenstelling tot AdminPulse en Silverfin is er geen automatische nachtelijke synchronisatie. Yuki hanteert een limiet van 1.000 aanroepen per dag per dossier, gedeeld met elke andere koppeling die op dat dossier is aangesloten. Daarom vernieuw je documentaantallen zelf, per dossier, wanneer je ze nodig hebt.

Waar vind je het?

Ga naar Alle instellingen → Yuki integratie om de integratie te configureren: https://app.finibase.com/settings/yuki-integration

De integratie instellen

1. Maak een webservicesleutel aan in Yuki

Ga naar je Yuki beheeromgeving en maak een webservice-toegangssleutel aan (een GUID).

⚠️ Maak de sleutel aan op portaalniveau, niet op het niveau van één dossier. Met een portaalsleutel haalt Finibase in één keer alle dossiers van dat portaal op; met de sleutel van een afzonderlijk dossier zie je enkel dat ene dossier. Twijfel je of Yuki dit onderscheid duidelijk maakt bij het aanmaken van de sleutel? Neem contact op met koppelingen@yuki.be.

2. Koppel je eerste portaal

Klik in Finibase op "Portaal koppelen".

  • Naam van het portaal: kies een herkenbare naam (bv. "Portaal Antwerpen"). Deze naam zie je terug bij elk dossier, zodat duidelijk is uit welk portaal de gegevens komen.

  • Yuki API-sleutel: plak hier de webservicesleutel uit stap 1.

Klik daarna op "Portaal koppelen" om te bevestigen.

💡 De sleutel wordt eerst live gecontroleerd bij Yuki, en pas daarna versleuteld opgeslagen. Klopt de sleutel niet, dan zie je meteen "Verbinding met Yuki mislukt" en wordt er niets bewaard.

⚠️ De sleutel is na het opslaan niet meer leesbaar. We tonen enkel de laatste 4 tekens ter controle. Bewaar de sleutel zelf op een veilige plek: raak je hem kwijt, dan moet je een nieuwe sleutel ingeven.

3. Wacht op de databasecontrole

Bij je eerste portaal wordt op de achtergrond een database aangemaakt ("Database wordt aangemaakt..."). Dit duurt even.

4. Haal de dossiers op

  • Is dit je eerste portaal? Wacht tot de database is aangemaakt en klik daarna op "Domeinen vernieuwen" om de dossiers voor het eerst op te halen.

  • Koppel je een volgend portaal (zie stap 5)? Dan worden de dossiers van dat portaal automatisch mee opgehaald bij het koppelen zelf.

5. Werk je vanuit meerdere Yuki-omgevingen?

Herhaal stap 1 en 2 voor elk portaal. Elk portaal heeft een eigen naam en een eigen sleutel; dezelfde sleutel kan niet aan twee portalen gekoppeld worden. Je kan tot 10 portalen per kantoor koppelen.

6. Haal documentaantallen op per dossier

De lijst met dossiers en hun status vernieuw je met "Domeinen vernieuwen". De documentaantallen zelf haal je per dossier op:

  1. Open "Aantal domeinen" en zoek het gewenste dossier.

  2. Klik op het dossier om het te vernieuwen.

Dit gebeurt bewust één dossier per keer, vanwege de gedeelde daglimiet van Yuki. Er is geen geplande vernieuwing: ververs een dossier telkens wanneer je actuele cijfers nodig hebt.

Problemen tijdens de setup?

  • Vernieuw de pagina om te zien of het om een tijdelijke fout gaat.

  • Kon een portaal niet volledig vernieuwd worden? Je ziet welk portaal het betreft, zodat je gericht een nieuwe sleutel kan ingeven via "Portaal bewerken".

  • Fouten worden automatisch gelogd door ons systeem, dus wij volgen dit verder op.

  • Blijft het probleem na een refresh? Neem contact op via de chat in het platform of via support@finibase.com

Bestaande integratie beheren

Portaal hernoemen of sleutel vervangen

  1. Klik op het potlood-icoon naast het portaal.

  2. Pas de naam aan, en/of vul een nieuwe API-sleutel in.

  3. Wil je enkel de naam wijzigen? Laat het sleutelveld dan leeg: de bestaande sleutel blijft dan actief.

  4. Klik op "Opslaan".

Portaal verwijderen

  1. Klik op het prullenbak-icoon naast het portaal.

  2. Bevestig de verwijdering. Het bevestigingsvenster toont hoeveel dossiers mee verwijderd worden, samen met hun documentaantallen.

  3. Koppel je het portaal later opnieuw met dezelfde sleutel, dan worden de dossiers opnieuw opgehaald.

Wie kan de integratie beheren?

Enkel ADMIN-gebruikers kunnen een portaal koppelen, bewerken of verwijderen. Andere gebruikers zien de lijst met portalen wel, maar zonder deze knoppen.