Forfait-analyse: realtime inzicht in hoe je vaste prijsafspraken presteren
Hoe presteren je forfaits écht? Met deze analyse zie je in één oogopslag welke vaste prijsafspraken onder de verwachting presteren, zodat je snel kan bijsturen voordat kleine afwijkingen grote verrassingen worden.
Geschreven door Wouter Bruynsteen
Laatst bijgewerkt 20 dagen geleden
Wat doet het?
Je krijgt een volledig overzicht van alle forfait-klanten met een vergelijking tussen gefactureerde bedragen en registraties. De widget toont direct waar er een negatief verschil is (minder gefactureerd dan geregistreerd) zodat je snel actie kan ondernemen.
Waar vind je het?
In een "Kantoor" dashboard kan je de widget "Totaaloverzicht registraties vs. facturen - forfait klanten" toevoegen. Deze toont alle relaties met minimum één forfait-factuur in de geselecteerde periode.
Stel je datums correct in
Kies bovenaan het dashboard je datumbereik.
De widget toont:
Registraties → alle registraties binnen het datumbereik
Facturen → alle facturen binnen het datumbereik
Forfait-klanten → relaties met minimum één forfait-factuur in de periode
De samenvatting bovenaan
Bovenaan de widget zie je een samenvatting met de belangrijkste cijfers:
Huidige periode:
→ Totaal nog te factureren registraties
→ Totaal gefactureerde registraties
→ Totaal gefactureerd bedrag
→ Verschil (gefactureerd − registraties)
→ Aantal relaties met negatief/positief verschil
Vergelijking met vorig jaar:
→ Dezelfde cijfers voor dezelfde periode vorig jaar
→ Pijl die aangeeft of het verbeterd of verslechterd is
De samenvatting kleurt groen als er geen negatief verschil is, en rood als er wel een negatief verschil is.
Welke relaties worden getoond?
Een relatie verschijnt in dit overzicht als aan alle voorwaarden is voldaan:
1️⃣ Forfait-factuur aanwezig: De relatie heeft minimaal één forfait-factuur in de geselecteerde periode
2️⃣ Eigen bedrijf autorisatie: Je bent geautoriseerd voor het eigen bedrijf waaronder de relatie valt
3️⃣ Niet uitgesloten: De relatie is niet uitgesloten via de dashboard instellingen
4️⃣ Bedrijfsfilter: Als je een bedrijfsfilter op het dashboard hebt geselecteerd, worden alleen relaties van dat bedrijf getoond
Welke facturen worden meegeteld?
De volgende factuursoorten worden opgeteld bij "Gefactureerd":
→ Forfait facturen
→ Voorschotfacturen
→ Afrekeningsfacturen
→ Regie facturen
→ Vrije facturen
Niet meegeteld: Intra-company facturen (interne doorrekeningen)
De tabel begrijpen
De tabel toont per relatie:
Kolom | Betekenis |
Relatie | Klantnaam |
Nog te factureren | Factureerbare uren die nog niet op een factuur staan |
Gefact. registraties | Factureerbare uren die al op een factuur staan |
Gefactureerd | Totaal gefactureerd bedrag |
Verschil | Gefactureerd − Registraties (groen = positief, rood = negatief) |
Verschil % | Procentueel verschil |
Interne kost | Totaal uren × intern uurtarief per medewerker (alle registraties, incl. stagiairs) |
Brutomarge | Gefactureerd − Interne kosten |
Verschil uitgelegd:
Positief verschil (groen): Factuurwaarde is hoger dan de registratiewaarde
Negatief verschil (rood): Factuurwaarde is lager dan de registratiewaarde
💡 De tabel is standaard gesorteerd op verschil (oplopend), zodat de relaties met het grootste negatieve verschil bovenaan staan.
Groepering van relaties
Relaties kunnen op twee manieren gegroepeerd worden:
Facturatiegroep (automatisch)
Alle relaties met "Factureren aan" een bepaalde relatie worden gegroepeerd onder die facturatie-relatie. Je ziet dan één rij met de totalen van alle onderliggende relaties. Klik op "Bekijk details" om de individuele relaties te zien.
Relatiegroep (optioneel)
Als "Relatiegroepen samenvoegen" bovenaan het dashboard is ingeschakeld, worden relaties binnen dezelfde relatiegroep ook gegroepeerd op één rij.
Bij groepen worden de bedragen van alle onderliggende relaties opgeteld. Klik op "Bekijk details" om de individuele relaties te zien.
Stel de berekeningen correct in
Via de widget-instellingen (tandwiel-icoon) kan je de berekening aanpassen:
Stagiair/student registraties uitsluiten
→ Uit (standaard): Alle registraties worden meegeteld
→ Aan: Registraties van stagiairs en studenten worden niet meegeteld in "Nog te factureren" en "Gefactureerde registraties"
💡 De registraties blijven wel zichtbaar als je doorklikt. Let op: Interne kost telt altijd alle registraties mee (inclusief stagiairs/studenten).
Nog te factureren werk meenemen in verschil
→ Uit (standaard): Verschil = Gefactureerd − Gefactureerde registraties
→ Aan: Verschil = Gefactureerd − (Nog te factureren + Gefactureerde registraties)
💡 Met deze instelling aan zie je het verschil tussen gefactureerd bedrag en ALLE gedane werkzaamheden.
Doorklikken naar details
Elk blauw/gekleurd cijfer in de tabel is klikbaar:
→ Klik op een registratie-bedrag (Nog te factureren, Gefact. registraties, Uren, Interne kost) om alle onderliggende registraties te zien
→ Klik op Gefactureerd om alle facturen te zien
→ Klik op "Bekijk details" (bij groepen) om de individuele relaties te zien
Vanuit het registratie-overzicht kan je verder doorklikken naar specifieke facturen.
Download een Excel-rapport
Klik op het vergrootglas-icoon rechtsboven in de widget om de tabel fullscreen te bekijken. Van daaruit kan je de gegevens exporteren naar Excel.
Het Excel-bestand bevat:
→ Alle kolommen uit de tabel
→ Kleuren voor het verschil (groen/rood)
→ Enkel de gefilterde gegevens als je een filter hebt toegepast
Controleren met AdminPulse
Om overeenstemming met AdminPulse te controleren, focus op de cijfers van één niet-gegroepeerde relatie.
Voor registraties: Ga naar AdminPulse > Registratie > Overzicht en pas dezelfde datums toe. Gebruik deze filters:
→ Factureerbaar: Ja
→ Nooit factureren: Nee
→ Factuur: Gefactureerd (of ook "Niet gefactureerd" en "Voorstel" als je "Nog te factureren werk meenemen" hebt ingeschakeld)
Voor facturen: Ga naar AdminPulse > Facturatie > Facturen en pas dezelfde datums toe.
Diepere analyse per klant
Voor een gedetailleerde analyse van één specifieke relatie:
1️⃣ Navigeer naar een "Klant" dashboard
2️⃣ Selecteer de gewenste relatie via de keuzelijst
3️⃣ Bekijk de "Overzicht registraties & facturen" widget en voeg zoals gewenst andere widgets toe op het dashboard om één relatie te analyseren
Deze widget toont:
Registraties:
→ Totaal: alle gepresteerde uren
→ Niet-factureerbaar: uren die niet doorgerekend worden
→ Reeds gefactureerd: factureerbare uren die al op een factuur staan
→ Nog te factureren: factureerbare uren die nog niet op een factuur staan
→ Factureerbaar: totaal dat gefactureerd kan worden
Facturen:
→ Regie: facturen op basis van werkelijke uren
→ Forfait/voorschot: vaste prijzen en voorschotten
→ Afrekening: eindafrekeningen na voorschotten
→ Vrij: overige facturen
→ Totaal gefactureerd
Saldo:
De berekening hangt af van hoe de klant gefactureerd wordt. Bij Forfait of Regie betekent een positief verschil (meer gefactureerd dan geregistreerd) dat je de marge behoudt. Bij Voorschot/Afrekening betekent een positief verschil dat er nog werk af te rekenen of af te boeken valt.
Verdeling per relatie:
Als de relatie facturatie doet voor meerdere onderliggende relaties, zie je een tabel met de verdeling per relatie.
💡 Alle bedragen zijn klikbaar om de onderliggende registraties of facturen te bekijken.
Download een nacalculatie PDF
Op het klant-dashboard kan je een volledige nacalculatie downloaden als PDF.
Dit rapport bevat:
→ Samenvatting van registraties en facturen
→ Uitsplitsing per prijslijstitem
→ Overzicht per maand
→ Verdeling per medewerker
Indien de relatie een forfait-facturatieschema heeft, wordt de PDF automatisch bovenaan voorgesteld.