Documentvolume per dagboektype: zie hoeveel documenten een dossier écht oplevert en hoeveel tijd erin gaat

Wat doet het?

De widget "Documentvolume per dagboektype" toont hoeveel documenten een dossier per boekjaar oplevert, opgesplitst per dagboektype, met de bestede tijd ernaast en de vergelijking met het volume waarop je prijsafspraak gebaseerd is.

Het verschil met de bestaande widget "Transacties": die telt boekingslijnen. Een aankoopfactuur met een gesplitste btw-lijn telt daar voor twee of drie, terwijl het boekhoudkundig één beweging is. Deze widget telt een document één keer, ook als het over meerdere boekingslijnen en rekeningen loopt.

De cijfers komen via je bestaande Silverfin-koppeling, voor 13 boekhoudpakketten. Wij bouwen geen aparte connector per pakket, en jij moet niets extra koppelen.

Concreet: 13 pakketten volledig, 2 gedeeltelijk, en 3 situaties waarin het niet werkt.

✅ 13 volledig (documenten + opsplitsing per dagboektype): Exact Online, Adsolut, ExpertM, Winbooks, Winbooks on Web, Sage BOB, Wings, Wings Online, Odoo, Oras, Venice, TopAccount, AFAS.

⚠️ 2 gedeeltelijk (enkel het totaal aantal documenten in sommige situaties, geen opsplitsing per dagboektype): Octopus, Yuki.

❌ 3 situaties niet ondersteund: consolidatiedossiers, dossiers via een generieke CSV-import in Silverfin, en dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin.

Zie de sectie "Voor welke boekhoudpakketten werkt dit?" verderop voor het waarom per categorie.

Waarvoor gebruik je het?

1️⃣ Het geschatte aantal documenten naast het werkelijke aantal leggen. Vul het volume in waarop een prijsafspraak gebaseerd is en het verschijnt onder het werkelijke aantal, per boekjaar en per dagboektype.

2️⃣ De tijd per document per boekjaar bekijken. Onder de tabel toont de widget, over dezelfde boekjaren, het aantal documenten, de bestede uren en de tijd per document die daaruit volgt.

Waar vind je het?

Je vindt deze widget op elk dashboard van het type "Klant". Een ADMIN-gebruiker voegt ze toe door naar zo'n dashboard te gaan en ze daar te selecteren in de lijst onder "Widget toevoegen". Eenmaal toegevoegd zijn zowel de dagboektoewijzing als de prijslijstkoppeling door iedereen in het kantoor aan te passen, niet enkel door een beheerder.

Voorwaarden:

→ De Silverfin-integratie is actief en je account heeft toegang tot Silverfin-dossiers.

→ De Finibase export template staat in Silverfin en is minstens één keer uitgevoerd voor het dossier.

→ De relatie kan gekoppeld worden aan een Silverfin-dossier (op basis van ondernemingsnummer of naam).

💡 Staat de export template er nog niet? Lees eerst "Silverfin integratie: koppel je Silverfin-omgeving in enkele stappen".

Voor welke boekhoudpakketten werkt dit?

Silverfin heeft geen vast veld voor het boekstuknummer of het dagboek. Het geeft door wat het onderliggende boekhoudpakket aanlevert, als vrije extra kolommen per transactie. Elk pakket noemt die kolommen anders, en zelfs binnen één pakket verschilt de naamgeving per kantoor en per boekjaar.

Om documenten te kunnen tellen heeft Finibase twee dingen nodig:

1️⃣ Een boekstuknummer, zodat meerdere boekingslijnen tot één document herleid worden. 2️⃣ Een dagboek, zodat een aankoopdagboek van een verkoopdagboek te onderscheiden valt.

We hebben daarom alle boekhoudkoppelingen van onze klanten in kaart gebracht, en op basis daarvan herkent Finibase de meest voorkomende schrijfwijzen van het boekstuknummer en het dagboek per pakket.

✅ Volledig ondersteund

Documenten worden geteld én opgesplitst per dagboektype. Alle functies van de widget werken.

⚠️ Gedeeltelijk ondersteund

Documenten worden wel geteld, maar het dagboek ontbreekt. Gevolg: het totaal klopt, maar alles komt onder "Niet toegewezen" te staan. Je kan dus geen opsplitsing per dagboektype maken, en dus ook geen geschat volume per type invullen.

→ Octopus levert een documentnummer aan, maar bij een deel van de dossiers geen dagboek.

→ Yuki verschilt sterk per koppeling: bij een deel van de dossiers krijgen we beide velden en werkt alles, bij een deel enkel het documentnummer, en bij een deel niets. Yuki is precies daarom ook een aparte, eigen integratie in Finibase.

❌ Niet ondersteund

Er komen geen boekstukgegevens mee, dus er valt niets te tellen.

→ Consolidatiedossiers: die bevatten geen eigen boekingen met boekstukgegevens.

→ Generieke CSV-import in Silverfin: een CSV-invoer draagt de extra kolommen niet.

→ Dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin: een dossier dat manueel of los van een pakket wordt bijgehouden, levert geen transactiekolommen. → Yuki-dossiers zonder extra kolommen (zie hierboven).

⚠️ Belangrijk: deze indeling zegt of een koppeling de kolommen aanlevert, niet of ze ook ingevuld zijn. Een pakket kan een kolom "Doc.Nr." doorgeven en die op elke transactie leeg laten. In dat geval staat je pakket hierboven als ondersteund, maar telt de widget toch nul documenten. Meld dat via de chat: vaak kunnen we een extra schrijfwijze toevoegen.

De widget lezen

Eén tabel die meegroeit

De widget toont één tabel, geen aparte weergaves om tussen te schakelen. Elke rij is een dagboektype waarop je prijst (Aankoop, Verkoop, Financieel, Kas, Divers), plus "Niet toegewezen" voor dagboeken zonder type. Klik op een aantal met een pijltje om de dagboeken erachter te zien, precies zoals de boekhouding ze aanlevert.

De tabel groeit mee naarmate je het dossier instelt: zonder toewijzing staat alles onder "Niet toegewezen", en zodra je dagboeken toewijst, verschijnen de eigen rijen met hun schattingscel eronder.

De kolommen

→ Eén kolom per afgesloten boekjaar, tot maximaal vier boekjaren, nieuwste eerst. In de praktijk zijn dat meestal drie: Finibase haalt voorlopig enkel de laatste periode van een afgesloten boekjaar op, dus het lopende boekjaar staat er nog niet bij.

→ Een Δ-kolom tussen elke twee boekjaren, met het verschil als aantal én als percentage. Het aantal staat er expliciet bij omdat een percentage op kleine volumes misleidt: van 2 naar 19 documenten is +850%, maar ook gewoon 17 documenten.

→ Een totaalrij onderaan.

💡 Enkel afgesloten boekjaren verschijnen. Een lopend boekjaar zou een onvolledig volume tonen dat je niet met een vorig jaar kan vergelijken.

Boven de tabel

Onder de titel zie je een badge met de boekhoudkoppeling van dit dossier (bijvoorbeeld "ExactOnline" of "Odoo"). Die is er niet om op te klikken, maar om te weten welke feed de cijfers eronder produceert, want de dagboektoewijzing die je hieronder instelt geldt voor die hele koppeling.

1️⃣ Dagboeken toewijzen aan een type

Zonder toewijzing komt alles onder "Niet toegewezen" te staan en zie je dus niet hoeveel aankoop- of verkoopfacturen een dossier oplevert. Deze stap is wat de telling bruikbaar maakt, en je doet ze één keer per boekhoudkoppeling.

Klik op het moersleutel-icoontje in de kop van de widget en dan op "Dagboeken toewijzen". Je krijgt elk dagboek dat dit dossier gebruikt, met een keuzelijst per dagboek:

→ Aankoop

→ Verkoop

→ Financieel

→ Kas

→ Divers

→ Negeer: het dagboek verdwijnt volledig uit het overzicht. Gebruik dit voor dagboeken die niet relevant zijn om het aantal documenten op te volgen, zoals openings- of afsluitboekingen.

→ Geen type: het dagboek komt onder "Niet toegewezen".

⚠️ De toewijzing geldt voor de volledige boekhoudkoppeling, niet voor dit ene dossier. Alle dossiers die via dezelfde koppeling in Silverfin komen (bijvoorbeeld al je Exact Online-dossiers) gebruiken dezelfde toewijzing. Dat is bedoeld: je stelt het één keer in en het werkt meteen overal. Maar het betekent ook dat je hier niet iets kan wijzigen voor één klant alleen. De toewijzing wordt apart opgeslagen van de rest van de instellingen.

Zijn er nog dagboeken zonder type, dan toont de widget bovenaan een blauwe melding met een knop om ze meteen toe te wijzen.

"Geen dagboek"

Levert je pakket geen dagboek aan (zie Octopus en een deel van Yuki hierboven), dan verzamelt Finibase die documenten onder één speciaal dagboek. Je kan dat dagboek zelf een type geven als je zeker weet dat alles in dat dossier onder één type valt, maar in de meeste gevallen geeft dat geen zinvolle opsplitsing.

2️⃣ De bestede tijd koppelen

Klik op het moersleutel-icoontje in de kop van de widget en duid onder "Prijslijstitems" aan op welke items de boekhoudtijd van je dossiers geregistreerd wordt. Bijvoorbeeld je item "Boekhouding" of "Verwerking". Klik op "Opslaan" om te bevestigen.

Dat is één lijst voor het hele dossier, geen lijst per dagboektype. Kantoren boeken hun boekhoudtijd zelden per soort dagboek, dus die opsplitsing zou vragen om een verdeling die niemand betrouwbaar kan invullen.

⚠️ Zonder gekoppelde prijslijstitems blijft het blok "Tijd per document" onder de tabel weg.

Het blok "Tijd per document"

Zodra er prijslijstitems gekoppeld zijn, verschijnt onder de hoofdtabel een apart blok met drie rijen, telkens per boekjaar:

→ Documenten: het totaal aantal documenten van dat boekjaar.

→ Geregistreerde uren: het urentotaal op de gekoppelde prijslijstitems in dat boekjaar. Klik erop om de onderliggende registraties te zien.

→ Minuten per document: de uren omgerekend naar minuten, gedeeld door het aantal documenten. Klik erop voor de berekening erachter.

Dit staat bewust niet opgesplitst per dagboektype: de koppeling met de prijslijstitems is één lijst voor het hele dossier, dus die opsplitsing zit niet in de gegevens. Wat je ziet is enkel wat effectief geweten is.

Heeft een boekjaar wel uren maar geen documenten, dan toont de widget de uren en laat ze de tijd per document leeg: er valt dan niets te delen.

💡 Het blok "Tijd per document" staat per boekjaar, oudste boekjaar links, nieuwste rechts. De Δ-kolommen tussen de boekjaren tonen het verschil in "Minuten per document" tussen twee opeenvolgende boekjaren.

Waarom zie ik geen uren?

Vindt de widget geen registraties in de getoonde boekjaren, dan somt ze op in welke exacte periodes gezocht is. Twee gevallen komen vaak voor:

→ Je tijd valt buiten die periodes, bijvoorbeeld op het lopende boekjaar. Finibase haalt voorlopig enkel de laatste periode van een afgesloten boekjaar op, dus tijd op het lopende boekjaar verschijnt nog niet.

→ De registraties staan op een ander prijslijstitem dan wat je gekoppeld hebt.

3️⃣ Het geschatte volume invullen

Het geschatte volume is het aantal documenten waarop je prijsafspraak gebaseerd is, per dagboektype. Het staat onder het werkelijke aantal, in dezelfde kolom.

Zo vul je het in:

1️⃣ Klik op de waarde onder het werkelijke aantal, in de kolom van het boekjaar waarin je de afspraak maakte. 2️⃣ Vul het aantal in en bevestig.

Hoe een schatting doorwerkt:

→ Een schatting geldt vanaf dat boekjaar én voor alle volgende boekjaren, tot je ze in een later boekjaar overschrijft. Je vult ze dus maar één keer in.

→ Een lichtgrijze waarde is overgenomen uit een eerder boekjaar.

→ Een donkere waarde is in dat boekjaar zelf afgesproken.

→ Laat je het veld leeg, dan verdwijnt de schatting. Een ingevulde 0 blijft een echte afspraak van nul documenten.

⚠️ Een schatting hoort bij een dagboektype. Is er nog niets toegewezen, dan kan je geen schatting invullen en toont de widget een melding met een snelkoppeling naar het toewijzen.

De schattingen zijn ook zichtbaar in de totaalrij, zodat je meteen ziet of het dossier als geheel meer opleverde dan afgesproken.

4️⃣ Exporteren naar Excel

Klik op het downloadicoon in de kop van de widget om één Excel-bestand te downloaden, genoemd naar de relatie. Het bevat:

→ Per dagboektype: elk type met zijn dagboeken en, per boekjaar, het werkelijke én het geschatte volume naast elkaar.

→ Per dagboek: elk dagboek zoals de boekhouding het aanlevert, per boekjaar. Inclusief dagboeken die je op "Negeer" gezet hebt.

→ Uren: het blok "Tijd per document", getransponeerd zodat de drie cijfers als rijen staan. Dit tabblad ontbreekt zolang er geen prijslijstitems gekoppeld zijn.

Meldingen die je kan tegenkomen

Veelgestelde vragen

Waarom verschilt dit aantal van de widget "Transacties"? "Transacties" telt boekingslijnen, deze widget telt documenten. Eén aankoopfactuur met een gesplitste btw-lijn is drie boekingslijnen en één document.

Hoe vaak worden de cijfers ververst? Via de nachtelijke Silverfin-synchronisatie, samen met de rest van je Silverfin-data.

Kan ik dit gebruiken zonder de dagboeken toe te wijzen? Dat kan, maar je haalt er dan weinig uit. Alles komt onder "Niet toegewezen" te staan, nog altijd open te klappen naar de losse dagboeken. Voor de opsplitsing per type, het geschatte volume per type en dus de vergelijking met je prijsafspraak heb je de toewijzing wel nodig.

Waarom kan ik geen uren per dagboektype invoeren? Omdat vrijwel geen enkel kantoor zijn boekhoudtijd per soort dagboek registreert. In plaats van een verdeling te vragen die niemand betrouwbaar kan invullen, toont Finibase de uren als één pool voor het hele dossier.

Waarom staat het lopende boekjaar er niet bij? Finibase haalt voorlopig enkel de laatste periode van een afgesloten boekjaar op. Dat kan in een latere update veranderen.

Mijn pakket staat als ondersteund, maar ik zie nul documenten. Dan levert je koppeling de kolom wel aan, maar staat ze leeg, of gebruikt ze een schrijfwijze die we nog niet herkennen. Meld het via de chat in het platform of via support@finibase.com, met de naam van het dossier erbij.

Hulp nodig?

Neem contact op via de chat in het platform of via support@finibase.com.