Controle wijzigingsvoorstellen: automatiseer je workflows met AI over AdminPulse, Silverfin en Yuki heen, en keur elke wijziging zelf goed

Je AI-assistent kan via de Finibase-connector wijzigingen voorstellen in je kantoorsystemen (zoals AdminPulse, Silverfin en Yuki) en in Finibase zelf: een btw-veld corrigeren, een label toekennen, een taak aanmaken, een factuurvoorstel opstellen, een boeking voorbereiden.

Standaard schrijft de AI niets rechtstreeks weg. Ze zet de wijziging klaar in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, en pas na jouw bevestiging gaat ze naar het bronsysteem.

Wat doet het?

De widget is een wachtrij met alle wijzigingen die een AI-assistent voor jouw kantoor heeft klaargezet. Per voorstel zie je welke klant het betreft, wat er precies verandert (de oude en de nieuwe waarde), en waarom de AI dit voorstelt. Je bevestigt of wijst elk voorstel apart af, of meerdere tegelijk.

• Bevestigen voert de wijziging meteen door in het bronsysteem (meestal AdminPulse).

• Afwijzen verwijdert het voorstel zonder dat er iets verandert.

Niets gebeurt automatisch tot jij het bevestigt, tenzij je zelf directe modus hebt aangezet (zie verder).

Waar vind je het?

De widget hoort bij het dashboard Data controle. Ga naar Data controle, klik op "Widget toevoegen" en kies Controle wijzigingsvoorstellen. Zodra je AI-assistent een wijziging voorstelt, verschijnt die hier.

Wat ondersteunt de widget?

De AI kan via de Finibase-connector op een groot aantal plekken een wijziging voorstellen, telkens rechtstreeks gekoppeld aan een klant tenzij anders vermeld. Op de fiche van je eigen kantoor kan je bijna al deze voorstellen ook gebruiken, behalve een einddatum, een facturatieschema en een klantbudget.

1 Klantfiche en klantgegevens

• Relatiefiche: een vaste lijst velden die AdminPulse effectief accepteert, gegroepeerd in de tabel hieronder.

• Wat niet op de fiche kan: velden die AdminPulse zelf niet via de koppeling laat wijzigen zitten hier bewust niet in, zoals de naam van de relatie, het einde van het eerste boekjaar, de datum van de volgende algemene vergadering (die berekent AdminPulse zelf uit de formule), de korting en het kortingstype, en de nummers van identiteitskaart of rijbewijs. De algemene opmerking op de fiche kan AdminPulse enkel invullen bij het aanmaken van een relatie. Het btw-rekeningsaldo en de compliance-opmerking ontbreken omdat Finibase ze na een wijziging niet kan terugcontroleren. De sector volgt uit de NACEBEL-codes, en de rechtsvorm stel je in via de officiële code. De AI kan wat AdminPulse weigert niet eens voorstellen.

• Nieuwe klant aanmaken: een bedrijf, eenmanszaak of persoon aanmaken in AdminPulse, eventueel in dezelfde stap gekoppeld aan een bestaande relatie.

• NACEBEL-codes en het jaarrekeningschema.

• Rol bij de klant: de medewerkersrollen op de klantfiche toewijzen, bijvoorbeeld dossierbeheerder of manager. Elke rol verschijnt als apart item in de wachtrij, zodat je er één kan goedkeuren en een andere afwijzen.

• Communicatiekanalen: een communicatie-e-mailadres (als extra of als hoofdadres), een fysiek adres of een website toevoegen of verwijderen.

• Bankrekeningen: toevoegen, bewerken of verwijderen.

Velden op de relatiefiche

2 Koppelingen en stopzetting

• Koppelingen tussen relaties: een koppeling toevoegen of corrigeren (bestuurder, aandeelhouder, partner, contact, ...), inclusief de bijhorende gegevens zoals aandelen, stemmen en mandaatdata, en een koppeling loskoppelen.

• Stopzetting: de einddatum van een relatie instellen.

3 Labels en segmentaties

• Klantlabels: een label toekennen, een label vervangen door een ander, een nieuw label toevoegen, of een label verwijderen. Naast je eigen labels kan je de Finibase-standaardlabels gebruiken, die vergelijkbaar zijn tussen kantoren.

• Labelgroepen: een segmentatie aanmaken of hernoemen, instellen welke labels erin toegelaten zijn, ze koppelen aan de Finibase-standaardlabels (fiscale rol of sector), een eigen label hernoemen zonder dat de toewijzingen verloren gaan, of een eigen label vervangen door het standaardlabel dat het eigenlijk is. Dit werkt ook voor medewerkerslabels. Wie welk medewerkerslabel draagt, blijft in AdminPulse.

4 Taken en planning

• Taken: een taak of to-do aanmaken (of alle taken van een taaksjabloon tegelijk), en de status van een subtaak wijzigen, inclusief geblokkeerd of niet van toepassing. Ook een bestaande hoofdtaak of subtaak aanpassen kan: de naam, de deadline, de status, de toewijzing, labels toevoegen en de opmerking. Een nieuwe opmerking vervangt de hele bestaande, want AdminPulse laat de huidige tekst niet uitlezen. De AI vraagt je daarom de huidige tekst mee te geven. Labels kan je enkel toevoegen, niet verwijderen, en een to-do aanpassen lukt niet, dat doe je in AdminPulse zelf. Verschuif je de deadline van een hoofdtaak, dan schuiven al haar subtaken evenveel dagen mee, en een hoofdtaak afronden rondt ook al haar subtaken af.

• Planning en registraties: een terugkerende taakplanning, een geplande registratie of een tijdregistratie aanmaken, wijzigen of verwijderen. Dat geldt voor tijd, kosten, afstand, afwezigheid, recuperatie en opleiding, ook voor verlof en interne uren op de fiche van je eigen kantoor.

5 Facturatie

• Facturatieschema: een facturatieschema (regie, forfait of voorschot) aanmaken of aanpassen op een klant, ook op een opdracht van een opdrachtsjabloon. Je geeft het bedrag per factuur, of het jaarbedrag dat de AI zelf omrekent. Een aanpassing met een ingangsdatum in de toekomst wordt pas op die datum toegepast: tot dan verandert er niets in AdminPulse en kan je ze nog annuleren. Zo bereid je de tarieven van volgend jaar vooraf voor.

• Factuurvoorstellen: een factuurvoorstel (concept), creditnota-concept of factuurlijn aanmaken of bijwerken. Dit blijft altijd een concept dat een medewerker in AdminPulse finaliseert.

• Gefactureerde waarden op een factuurvoorstel: bij een registratie die op een open factuurvoorstel staat, de gefactureerde uren, de gefactureerde prijs, het gefactureerde aantal of binnen of buiten forfait aanpassen. De oorspronkelijke registratie blijft zoals ze was, en AdminPulse rekent de factuurlijn en de totalen opnieuw uit. AdminPulse weigert een nieuwe duur of prijs op een registratie binnen forfait, tenzij je ze in dezelfde stap buiten forfait zet. De gegevens op een definitieve factuur blijven finaal.

6 Budgetten, capaciteit en personeelskosten

• Klantbudget: het jaarbudget in uren per klant en per dienst, met optioneel de rolverdeling en de verdeling per medewerker. Dit is een Finibase-instelling, geen AdminPulse-veld.

• Alle budgetten in één keer (her)berekenen: een run over je hele klantenbestand op basis van een bron naar keuze: de geregistreerde uren van vorig jaar, een gewogen gemiddelde over meerdere jaren, het facturatieschema, AdminPulse-budgetten, het dossiervolume, een vast budget per klanttype, een automatische keuze per type facturatieschema, of een herverdeling van je bestaande budgetten. Optioneel zet de run ook de rolverdeling en de dienstverdeling per klant. De AI toont eerst een voorbeeld, en pas daarna kan de run als voorstel klaargezet worden.

• Overuren: per medewerker en per jaar kiezen tussen de automatische berekening en een manuele waarde, en kantoorbreed instellen of feestdagen uit de verwachte uren gehaald worden.

• Personeelskosten en VTE: de kostencategorieën van je kantoor beheren (aanmaken, hernoemen, herordenen, verbergen), de kosten per medewerker per categorie in de tijd instellen, de VTE-tijdlijn per medewerker aanpassen, en kantoorbreed kiezen tussen de interne prijzen uit AdminPulse en de kostencategorieën van Finibase. Dit zijn Finibase-instellingen, geen AdminPulse-velden. De AI toont eerst een voorbeeld, en de voorstellen gaan standaard langs de controle.

7 Silverfin en dagboeken

• Silverfin-dossier: een dossier aanmaken of corrigeren, een periode toevoegen of periodes publiek zetten.

• Dagboeken: de dagboekcodes van een boekhoudkoppeling toewijzen aan hun dagboektype.

Twee situaties gaan altijd langs de wachtrij, wat je ook instelt: een voorstel dat op een ander voorstel wacht, en een wijziging van een facturatieschema met een ingangsdatum in de toekomst. Voor compliancevelden heeft de gebruiker die het voorstel bekijkt bovendien de juiste AI-integratie-permissie nodig. Voor een run over alle budgetten en de kantoorbrede overurenregel moet de gebruiker die bevestigt kantoorbeheerder zijn.

8 Yuki

• Boekingen: een boeking in Yuki voorbereiden, met twee tot honderd boekingsregels, als algemeen dagboek, eindejaarscorrectie of fiscale correctie. Je ziet per regel de grootboekrekening, debet of credit, het bedrag en de omschrijving, plus de reden van de AI, vóór je bevestigt.

• Dossiers en documenten: je Yuki-domeinen (dossiers) en het aantal documenten per archiefmap per kalenderjaar opvragen.

• Rekeningschema en omzet: het rekeningschema van een dossier en de netto-omzet van het lopende kalenderjaar opvragen.

• Openstaande posten: de openstaande posten van klanten en leveranciers opvragen, inclusief de banktransacties, zodat het saldo overeenkomt met dat van Yuki zelf.

Instellingen: sectorsegmentatie en directe modus

Via het tandwiel-icoon open je de instellingen van de widget. Daar vind je ook de koppeling Segmentaties beheren.

• Standaard direct doorvoeren zonder review: standaard zet de AI wijzigingen klaar in deze widget en gaan ze pas na jouw bevestiging naar het bronsysteem. Zet je dit aan, dan schrijft de AI wijzigingen meteen weg zonder controlestap in Finibase, voor elk type wijziging dat op "Volg standaard" staat en de algemene instelling volgt. De types in het blauwe kader hierboven doen dat niet.

• Per type wijziging: je kan per type een uitzondering maken op de standaardinstelling, met de keuze "Volg standaard", "Direct doorvoeren" of "Altijd nakijken". Zo laat je bijvoorbeeld taken meteen aanmaken, maar wil je elke wijziging aan een relatiefiche altijd zelf nakijken. Je kan elk type op "Direct doorvoeren" zetten, ook de types die de algemene instelling niet volgen. Bij die laatste krijg je eerst een waarschuwing te zien.

Voorstellen in bulk goedkeuren

Bij meerdere gelijkaardige voorstellen kan je in één keer bevestigen in plaats van elk voorstel apart te openen.

De wachtrij groepeert de voorstellen per controletaak. Je kan filteren op type, alles selecteren en in één keer bevestigen. Grote selecties verwerkt Finibase in rondes van 15 voorstellen met een korte pauze ertussen. Bekijk bankrekening-wijzigingen wel bewust: AdminPulse kan bij het verwijderen van een hoofdrekening automatisch de domiciliëringsopdracht naar een andere rekening verplaatsen.

Voorstellen die op elkaar wachten

Sommige voorstellen kunnen pas uitgevoerd worden nadat een ander voorstel is goedgekeurd. Denk aan een label of een fichewijziging op een klant die pas bestaat nadat je het voorstel om die klant aan te maken hebt bevestigd. Zo'n voorstel staat geblokkeerd tot het voorgaande is toegepast, en verdwijnt automatisch als dat voorgaande wordt afgewezen, ingetrokken of mislukt. Ze gaan altijd langs de controlestap, ook in directe modus.

Wat als een voorstel niet lukt?

Een bevestigd voorstel dat het bronsysteem toch weigert (bijvoorbeeld door een verlopen sessie of een gewijzigde fiche) verschijnt bovenaan de widget als mislukt, met de foutmelding erbij. Je kan het opnieuw proberen of afwijzen.

Geschiedenis

Elk bevestigd, afgewezen of ingetrokken voorstel blijft terug te vinden in de geschiedenis van de widget, met de waarde ervoor en erna, wie het heeft goedgekeurd of afgewezen en wanneer. Bij een doorgevoerde wijziging staat een knop Herstellen: die zet de wijziging terug zolang de bron nog dezelfde waarde heeft. Dat kan voor onder meer labels, NACEBEL-codes, fichevelden, medewerkersrollen, het jaarrekeningschema, de status van een subtaak, overuren, de feestdaginstelling en tijdregistraties. Waar herstellen niet kan, staat er in de geschiedenis waarom.

Wat de AI niet doet

• Je brondata aanpassen zonder dat het langs deze widget of directe modus is gegaan. Elke wijziging is hier terug te vinden, ook als ze automatisch is doorgevoerd.

• Meer dan één relatie tegelijk een label afnemen. Het verwijderen van een label gebeurt altijd relatie per relatie en blijft altijd ter controle staan.

• Een Yuki-domein aanmaken. Dat lukt niet. Finibase leest je Yuki-domeinen, het aantal documenten per archiefmap per kalenderjaar, het rekeningschema, de netto-omzet en de openstaande posten, en stelt boekingen voor die jij eerst goedkeurt.

• Een facturatieschema of factuurlijn verwijderen. Een schema stop je in AdminPulse zelf, een foute factuurlijn zet de AI op nul en verwijder je daar.

• Een koppeling corrigeren waarbij VVPR-bis of in optie is aangevinkt. AdminPulse kan die twee niet via de koppeling schrijven en zou ze bij een correctie wissen, dus pas je zo'n koppeling in AdminPulse zelf aan.

• Een velden combinatie voorstellen die niet in de ondersteunde lijst hierboven staat. Wat niet in de lijst staat, kan de AI niet eens voorstellen: niet omdat ze het vergeet, maar omdat de koppeling het letterlijk niet aanbiedt. Kan de connector een wijziging niet klaarzetten, dan kan de AI in sommige gevallen terugvallen op browser use, waarbij jij ook eerst moet goedkeuren.