Het effectieve aantal facturen per dossier is een van de meest gevraagde datapunten in Finibase, en vanaf nu staat het er. De transactietelling telde tot nu toe boekingslijnen: een aankoopfactuur met een gesplitste btw-lijn telde voor twee of drie, terwijl het boekhoudkundig één beweging is. Met de nieuwe klant-widget "Documentvolume per dagboektype" zie je hoeveel documenten een dossier effectief oplevert, per dagboektype en per boekjaar.

Werkt op 13 boekhoudpakketten via je bestaande Silverfin-koppeling

Wij bouwen geen aparte connector per pakket, en jij moet niets extra koppelen. Wat al via Silverfin binnenkomt, telt gewoon mee.

Concreet: 13 pakketten volledig, 2 gedeeltelijk, en 3 situaties waarin het niet werkt.

✅ 13 volledig (documenten + opsplitsing per dagboektype): Exact Online, Adsolut, ExpertM, Winbooks, Winbooks on Web, Sage BOB, Wings, Wings Online, Odoo, Oras, Venice, TopAccount, AFAS.

⚠️ 2 gedeeltelijk (enkel het totaal aantal documenten in sommige situaties, geen opsplitsing per type): Octopus, Yuki.

❌ 3 situaties niet ondersteund: consolidatiedossiers, dossiers via een generieke CSV-import in Silverfin, en dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin.

Meer uitleg over dat onderscheid vind je onderaan deze post.

Hoe voeg je het toe?

Je vindt deze widget op elk dashboard van het type "Klant".

Een ADMIN-gebruiker voegt ze toe door naar zo'n dashboard te gaan en ze daar te selecteren in de lijst onder "Widget toevoegen":

Eenmaal toegevoegd zijn zowel de dagboektoewijzing als de prijslijstkoppeling door iedereen in het kantoor aan te passen, niet enkel door een beheerder.

1️⃣ Documenten in plaats van boekingslijnen

Finibase telt een document nu één keer, ook als het over verschillende boekingslijnen en rekeningen loopt. De rijen zijn de dagboektypes waarop je prijst (Aankoop, Verkoop, Financieel, Kas, Divers); klap er één open en je ziet de dagboeken van dit dossier eronder, precies zoals de boekhouding ze aanlevert.

Wat heb je eraan?

• Een cijfer dat werkvolume beschrijft. Je weet eindelijk of een dossier met 800 transacties nu 300 of 700 documenten bevat.

• Geen manuele telling meer. De boekhouding openen om facturen te tellen hoeft niet langer.

• Tot vier boekjaren naast elkaar, zodat je de evolutie van een dossier ziet in plaats van één momentopname.

Waarvoor gebruik je het?

Twee vragen worden hiermee in één oogopslag beantwoord:

→ Klopt je prijsafspraak nog? Vul het geschatte aantal documenten in waarop je prijs gebaseerd is en het verschijnt meteen onder het werkelijke aantal, per dagboektype. Groeit een klant uit zijn forfait, dan zie je dat in cijfers in plaats van op gevoel.

→ Daalt je tijd per document? Onder de tabel staat het blok "Tijd per document" met, per boekjaar, het aantal documenten, de geregistreerde uren en de tijd per document die daaruit volgt. Blijft dat cijfer dalen doorheen de jaren, dan werpt je automatisering vruchten af.

2️⃣ Wijs je dagboeken één keer toe per boekhoudkoppeling

Zonder toewijzing komt alles onder "Niet toegewezen" te staan en zie je dus niet hoeveel aankoop- of verkoopfacturen een dossier oplevert. Deze stap is wat de telling bruikbaar maakt.

Via het moersleutel-icoontje wijs je elk dagboek van dit dossier toe aan een type, of duid je aan dat het niet mag meetellen.

Die toewijzing geldt meteen voor alle dossiers op dezelfde boekhoudkoppeling, dus je stelt ze één keer in per pakket. Elke rij blijft uitklapbaar naar de losse dagboeken, zodat je altijd kan nakijken wat waar terechtkomt.

Zijn er nog dagboeken zonder toewijzing, dan krijg je daar steeds een waarschuwing over:

3️⃣ De bestede tijd ernaast

Via datzelfde moersleutel duid je aan op welke prijslijstitems de boekhoudtijd van een dossier geregistreerd wordt. Zodra dat gekoppeld is, verschijnt het blok "Tijd per document" onder de tabel.

4️⃣ Geschat volume naast elke kolom

Onder het werkelijke aantal vul je per dagboektype het volume in waarop je prijsafspraak gebaseerd is. Een schatting die je in een boekjaar invult, geldt automatisch ook voor alle volgende boekjaren, tot je ze ergens overschrijft. Je vult ze dus maar één keer in. Een lichtgrijze waarde is overgenomen uit een eerder boekjaar, een donkere is in dat boekjaar zelf afgesproken.

5️⃣ Δ-kolom tussen elke twee boekjaren, en export naar Excel

Tussen twee boekjaren staat het verschil, als aantal én als percentage. Het aantal staat er expliciet bij omdat een percentage op kleine volumes misleidt: van 2 naar 19 documenten is +850%, maar ook gewoon 17 documenten.

Met de exportknop download je één Excel-bestand met een tabblad per dagboektype (inclusief de geschatte volumes), een tabblad per dagboek, en een tabblad met de uren zodra die gekoppeld zijn.

Waarom werkt dit niet overal even goed?

Silverfin heeft geen vast veld voor het boekstuknummer of het dagboek: het geeft door wat het boekhoudpakket aanlevert, en elk pakket noemt die kolommen anders. We hebben daarom eerst alle boekhoudkoppelingen van onze klanten in kaart gebracht, en op basis daarvan de lijst hierboven opgesteld.

Volledig ondersteund (documenten én opsplitsing per dagboektype)

Exact Online, Adsolut, ExpertM, Winbooks, Winbooks on Web, Sage BOB, Wings, Wings Online, Odoo, Oras, Venice, TopAccount en AFAS.

Gedeeltelijk ondersteund (documenten worden geteld, maar zonder dagboek, dus alles komt onder "Niet toegewezen" te staan):

→ Octopus levert wel een documentnummer aan, maar bij een deel van de dossiers geen dagboek.

→ Yuki verschilt per koppeling: bij een deel van de dossiers krijgen we beide velden, bij een deel enkel het documentnummer, en bij een deel niets.

Niet ondersteund

Consolidatiedossiers en dossiers die via een generieke CSV-import in Silverfin komen. Die leveren geen boekstukgegevens aan, dus er valt niets te tellen. Hetzelfde geldt voor dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin.