Het effectieve aantal facturen per dossier is een van de meest gevraagde datapunten in Finibase, en vanaf nu staat het er. De transactietelling telde tot nu toe boekingslijnen: een aankoopfactuur met een gesplitste btw-lijn telde voor twee of drie, terwijl het boekhoudkundig één beweging is. Met de nieuwe klant-widget "Documentvolume per dagboektype" zie je hoeveel documenten een dossier effectief oplevert, per dagboektype en per boekjaar.

Werkt op 13 boekhoudpakketten via je bestaande Silverfin-koppeling

Wij bouwen geen aparte connector per pakket, en jij moet niets extra koppelen. Wat al via Silverfin binnenkomt, telt gewoon mee.

Concreet: 13 pakketten volledig, 2 gedeeltelijk, en 3 situaties waarin het niet werkt.

✅ 13 volledig (documenten + opsplitsing per dagboektype): Exact Online, Adsolut, ExpertM, Winbooks, Winbooks on Web, Sage BOB, Wings, Wings Online, Odoo, Oras, Venice, TopAccount, AFAS.

⚠️ 2 gedeeltelijk (enkel het totaal aantal documenten in sommige situaties, geen opsplitsing per type): Octopus, Yuki.

❌ 3 situaties niet ondersteund: consolidatiedossiers, dossiers via een generieke CSV-import in Silverfin, en dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin.

Meer uitleg over dat onderscheid vind je onderaan deze post.

Hoe voeg je het toe?

Je vindt deze widget op elk dashboard van het type "Klant".

Een ADMIN-gebruiker voegt ze toe door naar zo'n dashboard te gaan en ze daar te selecteren in de lijst onder "Widget toevoegen":

Eenmaal toegevoegd zijn zowel de dagboektoewijzing als de prijslijstkoppeling door iedereen in het kantoor aan te passen, niet enkel door een beheerder.

1️⃣ Documenten in plaats van boekingslijnen

Finibase telt een document nu één keer, ook als het over verschillende boekingslijnen en rekeningen loopt. De rijen zijn de dagboektypes waarop je prijst (Aankoop, Verkoop, Financieel, Kas, Divers); klap er één open en je ziet de dagboeken van dit dossier eronder, precies zoals de boekhouding ze aanlevert.

Wat heb je eraan?

• Een cijfer dat werkvolume beschrijft. Je weet eindelijk of een dossier met 800 transacties nu 300 of 700 documenten bevat.

• Geen manuele telling meer. De boekhouding openen om facturen te tellen hoeft niet langer.

• Tot vier boekjaren naast elkaar, zodat je de evolutie van een dossier ziet in plaats van één momentopname.

Waarvoor gebruik je het?

Twee vragen worden hiermee in één oogopslag beantwoord:

→ Klopt je prijsafspraak nog? Vul het geschatte aantal documenten in waarop je prijs gebaseerd is en het verschijnt meteen onder het werkelijke aantal, per dagboektype. Groeit een klant uit zijn forfait, dan zie je dat in cijfers in plaats van op gevoel.

→ Daalt je tijd per document? Onder de tabel staat het blok "Tijd per document" met, per boekjaar, het aantal documenten, de geregistreerde uren en de tijd per document die daaruit volgt. Blijft dat cijfer dalen doorheen de jaren, dan werpt je automatisering vruchten af.

2️⃣ Wijs je dagboeken één keer toe per boekhoudkoppeling

Zonder toewijzing komt alles onder "Niet toegewezen" te staan en zie je dus niet hoeveel aankoop- of verkoopfacturen een dossier oplevert. Deze stap is wat de telling bruikbaar maakt.

Via het moersleutel-icoontje wijs je elk dagboek van dit dossier toe aan een type, of duid je aan dat het niet mag meetellen.

Die toewijzing geldt meteen voor alle dossiers op dezelfde boekhoudkoppeling, dus je stelt ze één keer in per pakket. Elke rij blijft uitklapbaar naar de losse dagboeken, zodat je altijd kan nakijken wat waar terechtkomt.

Zijn er nog dagboeken zonder toewijzing, dan krijg je daar steeds een waarschuwing over:

3️⃣ De bestede tijd ernaast

Via datzelfde moersleutel duid je aan op welke prijslijstitems de boekhoudtijd van een dossier geregistreerd wordt. Zodra dat gekoppeld is, verschijnt het blok "Tijd per document" onder de tabel.

4️⃣ Geschat volume naast elke kolom

Onder het werkelijke aantal vul je per dagboektype het volume in waarop je prijsafspraak gebaseerd is. Een schatting die je in een boekjaar invult, geldt automatisch ook voor alle volgende boekjaren, tot je ze ergens overschrijft. Je vult ze dus maar één keer in. Een lichtgrijze waarde is overgenomen uit een eerder boekjaar, een donkere is in dat boekjaar zelf afgesproken.

5️⃣ Δ-kolom tussen elke twee boekjaren, en export naar Excel

Tussen twee boekjaren staat het verschil, als aantal én als percentage. Het aantal staat er expliciet bij omdat een percentage op kleine volumes misleidt: van 2 naar 19 documenten is +850%, maar ook gewoon 17 documenten.

Met de exportknop download je één Excel-bestand met een tabblad per dagboektype (inclusief de geschatte volumes), een tabblad per dagboek, en een tabblad met de uren zodra die gekoppeld zijn.

Waarom werkt dit niet overal even goed?

Silverfin heeft geen vast veld voor het boekstuknummer of het dagboek: het geeft door wat het boekhoudpakket aanlevert, en elk pakket noemt die kolommen anders. We hebben daarom eerst alle boekhoudkoppelingen van onze klanten in kaart gebracht, en op basis daarvan de lijst hierboven opgesteld.

Volledig ondersteund (documenten én opsplitsing per dagboektype)

Exact Online, Adsolut, ExpertM, Winbooks, Winbooks on Web, Sage BOB, Wings, Wings Online, Odoo, Oras, Venice, TopAccount en AFAS.

Gedeeltelijk ondersteund (documenten worden geteld, maar zonder dagboek, dus alles komt onder "Niet toegewezen" te staan):

→ Octopus levert wel een documentnummer aan, maar bij een deel van de dossiers geen dagboek.

→ Yuki verschilt per koppeling: bij een deel van de dossiers krijgen we beide velden, bij een deel enkel het documentnummer, en bij een deel niets.

Niet ondersteund

Consolidatiedossiers en dossiers die via een generieke CSV-import in Silverfin komen. Die leveren geen boekstukgegevens aan, dus er valt niets te tellen. Hetzelfde geldt voor dossiers zonder boekhoudkoppeling in Silverfin.

Drie nieuwe kantoorwidgets die je maandelijkse check-up makkelijker maken: hoe evolueert je klantenportefeuille, hoeveel interne tijd besteden je medewerkers, en wie was afwezig. Alle drie op maandbasis, zodat je ze in één routine kan doorlopen.

1️⃣ Uitgebreide analyse van nieuwe en vertrokken klanten per maand en per facturatieschema

Je had al de widget "Nieuwe en vertrokken klanten", die toont hoeveel klanten erbij kwamen of vertrokken in een periode. Deze nieuwe widget toont dat voortaan in één oogopslag per maand en per facturatieschema, aangevuld met het type relatie en de gemiddelde jaaromzet.

• Per maand Maand-per-maand-overzicht van het aantal nieuwe en vertrokken klanten, opgedeeld per facturatieschema van de standaard opdracht.

• Per facturatieschema Zie of je vooral regie-, forfait- of voorschot-klanten wint of verliest (facturatieschema van de standaard opdracht), en aan welke kant van je portefeuille het beweegt.

• Per type relatie Opsplitsing tussen bedrijven en éénmanszaken, zodat je de evolutie van je klantenmix kan volgen.

• Gemiddelde jaaromzet Per nieuwe en vertrokken klant, op basis van de omzet van de laatste 12 maanden van deze klanten (startend vanaf het einde van je dashboardperiode).

Wat heb je eraan?

• Zie per maand hoeveel klanten erbij kwamen of vertrokken, per facturatieschema

• Zie meteen de omzetimpact van wie erbij komt of vertrekt

2️⃣ Overzicht interne tijdsregistraties per medewerker

Hoeveel tijd besteden je medewerkers aan interne taken zoals opleiding, intern overleg of administratie? Deze widget toont het per medewerker, per intern prijslijstitem.

• Per medewerker een rij met per prijslijstitem het aantal geregistreerde uren.

• Uitklapbaar per maand Klap een medewerker open om de uren per maand te bekijken, en zie meteen of de interne tijdsbesteding stijgt of daalt doorheen het jaar.

• Vergelijk medewerkers onderling. De widget benchmarkt elke medewerker tegenover collega's met hetzelfde medewerkerlabel, bijvoorbeeld hetzelfde team of dezelfde functie. Je kiest zelf op welke metriek de benchmark gebeurt, of schakelt de benchmark helemaal uit als je die niet wil gebruiken. Een duidelijke status per medewerker toont meteen of iemand boven of onder het gemiddelde van de groep zit.

Handig als vervanging van een handmatig bijgehouden Excel, en om in een functioneringsgesprek meteen de evolutie én de onderlinge vergelijking te tonen.

3️⃣ Overzicht afwezigheidsregistraties per medewerker

Registraties op het type "Afwezigheid" zaten tot nu toe enkel globaal in één kolom. Deze widget splitst ze per medewerker en per maand uit, in één oogopslag.

• Gestapelde grafiek per maand met per medewerker een eigen kleur in de stapel.

• Zie meteen wie afwezig is of was, hoeveel tijd op afwezigheid geregistreerd staat, en hoe dat evolueert doorheen het jaar.

Drie invalshoeken, één maandelijkse gewoonte: klantenportefeuille, interne tijd en afwezigheden, telkens met dezelfde maand-op-maand-blik.

Een opdracht waarop al een tijd niets meer geregistreerd wordt, blijft vaak onnodig lang open staan, ook al is alles er intussen misschien voor uitgevoerd. Met de nieuwe alert "Opdrachten zonder recente registraties" krijg je dat voortaan automatisch gemeld, zodat je kan nakijken of alles gefactureerd is en de opdracht kan afsluiten.

Wat heb je eraan?

→ Zien of alles daadwerkelijk gefactureerd is. Een opdracht zonder recente registraties is een signaal om te checken, in plaats van dossiers op goed geluk te controleren.

→ Alles in één e-mail per relatie. Je ziet in één oogopslag welke opdrachten stilvallen, zonder dat je elk dossier apart moet controleren.

→ Zelf bepalen wanneer een opdracht als "stil" telt. Stel het aantal dagen zonder registraties in, zowel algemeen als per opdracht.

Hoe werkt het?

Maak een alert aan van het type "Opdrachten zonder recente registraties" en stel in:

→ Standaarddrempel. Het aantal dagen zonder registraties waarna een opdracht in de alert verschijnt. Er staat een standaardwaarde klaar, zodat de alert meteen bruikbaar is zonder dat je iets moet instellen.

→ Eigen drempel per opdracht. Wijkt een opdracht (ook de standaardopdracht) af van je standaardinstelling? Geef ze een eigen aantal dagen.

→ Welke opdrachten je opvolgt. Een aan-/uitvinklijst met al je opdrachten, standaard allemaal aangevinkt. Vink uit wat je niet wil opvolgen.

→ Welke klanten je opvolgt. Zoals bij elke alert kies je tussen alle klanten, klanten met specifieke labels, of individuele relaties.

Wat zie je in de e-mail?

Per relatie zie je enkel de opdrachten die de ingestelde drempel effectief overschreden hebben, telkens met het aantal dagen zonder registraties erbij:

Relatie X: Overname (42 dagen), Contracten (67 dagen)

Handige update voor je regie- en voorschotdossiers. Pas je tijdens de facturatie in AdminPulse de uren of het bedrag aan op registratie-niveau? Dan brengen we dat verschil nu naar boven in de registratiedetails, bij elke drill-down naar registraties in Finibase.

1️⃣ Maak de wijzigingen op registratie-niveau in AdminPulse

Om deze verschillen te zien, maak je de aanpassingen tijdens de facturatie op registratie-niveau, niet op factuurlijn-niveau:

2️⃣ Origineel naast gefactureerd, per registratie

In de registratiedetails tonen we voortaan per registratie:

→ de originele duur naast de gefactureerde uren

→ het originele tarief naast het gefactureerde tarief

→ het originele bedrag (originele uren × origineel tarief) naast het gefactureerde bedrag (gefactureerde uren × gefactureerd tarief)

→ het verschil tussen beide bedragen, waarop je kan doorklikken om de gedetailleerde berekening te bekijken

Zo controleer je per registratie in één oogopslag waar je uren of tarieven hebt bijgestuurd, en waarom de gefactureerde tijd of het bedrag afwijkt van de registratie. De opgesplitste origineel/gefactureerd kolommen verschijnen alleen wanneer er facturatiedata beschikbaar is.

In deze release zetten we twee updates live: vernieuwde datumfilters op al je dashboards en een volledig herwerkte klantenevolutie-widget.

📅 Vernieuwde datumfilters op je dashboards

De datumfilters bovenaan je dashboards zijn volledig herwerkt. Geen apart dialoogvenster meer dat je moet openen, instellen en bevestigen: de periode staat nu altijd zichtbaar bovenaan en je aanpassingen worden vanzelf bewaard.

1️⃣ Altijd zichtbare periodebalk met automatisch bewaren

Stel je periode rechtstreeks bovenaan het dashboard in, zonder venster.

Kies een vaste periode met één klik op een snelkeuze (zoals dit jaar of dit kwartaal), of vul zelf een begin- en einddatum in. Voor dashboards met een vergelijking stel je de huidige en de vorige periode naast elkaar in, in dezelfde balk.

Wat heb je eraan?

• Minder klikken: de periode aanpassen gebeurt in één handeling, zonder een venster te openen en te sluiten.

• Automatisch bewaard: je wijzigingen lopen vanzelf door en je ziet de bewaarstatus meteen naast de periode. Geen losse "Opslaan"-knop in een dialoog meer.

• Altijd duidelijk wat actief is: de gekozen periode blijft permanent in beeld.

2️⃣ Automatische controle op het einde van de maand

Loopt een doorlopende periode niet meer tot einde vorige maand, dan krijg je het meteen te zien.

Finibase merkt op wanneer je einddatum is blijven hangen op een oudere maand. Met één klik op "Periode doortrekken" schuif je door naar de laatst afgesloten maand, zodat je cijfers weer up-to-date zijn en je geen recente data mist.

👥 "Nieuwe en vertrokken klanten" herwerkt: kies tussen relatiedatums en facturatie

1️⃣ Twee telmethodes via één toggle

Wissel met één klik tussen tellen op relatiedatums of op facturatie.

Standaard telt op basis van de relatiedatums in AdminPulse ("Ingegeven op" en "Einddatum relatie"). Elke aangemaakte of stopgezette relatie telt mee, ook zonder facturatie.

Facturatie telt op basis van facturatie-activiteit over de laatste 12 maanden, en enkel klanten met omzet boven een instelbare drempel (standaard € 500). Zo sluit de telling aan bij je werkelijke klantenbestand.

Wat heb je eraan?

• Cijfers die kloppen met je eigen definitie: laat de telling aansluiten bij hoe jij (of AdminPulse) klanten telt, zodat de aantallen niet meer afwijken.

• Geen vertrekkers over het hoofd: in de Standaard-modus tellen ook stopgezette relaties zonder facturatie mee.

• Ruis eruit: de instelbare drempel houdt kleine of slapende dossiers buiten je telling.

2️⃣ Nieuwe stapelgrafiek voor retentie en omzet

In de Facturatie-modus zie je behouden, wegvallende en nieuwe omzet in één beeld.

Klik door op een segment om meteen bij de onderliggende relaties en facturen te komen.

3️⃣ Verfijnd in beide modes

• Help-teksten, statusbadges en filters passen zich aan de gekozen telmethode aan, met de letterlijke AdminPulse-veldnamen erbij.

• Een kleurgecodeerde "Verschil"-kolom en een rijkere inzichtsregel die de netto-evolutie samenvat.

• Drill-down op elke rij naar de onderliggende relaties en facturen.

Je vindt de telmethode-toggle en de instelbare omzetdrempel rechtstreeks in de widget.

Met de nieuwe widget "Verdeling BTW-dossiers per medewerker" zie je meteen hoe je BTW-dossiers over je team verdeeld zijn, opgesplitst per aangifteperiodiciteit en gewogen naar het aantal aangiften en de VTE per medewerker. Zo herken je in één oogopslag wie een onevenredig zware of lichte portefeuille draagt.

1️⃣ Dossiers per medewerker, opgesplitst per periodiciteit

De widget toont per medewerker hoeveel BTW-dossiers die beheert, uitgesplitst over de relevante categorieën:

→ Totaal: het totaal aantal BTW-dossiers van de medewerker

→ Kwartaal: dossiers met een kwartaalaangifte

→ Maand: dossiers met een maandelijkse aangifte

→ Niet-BTW plichtig: dossiers zonder BTW-plicht

→ Andere: dossiers met een andere of afwijkende periodiciteit

→ Verdeling: een gekleurde balk die de samenstelling van de portefeuille visueel weergeeft, zodat je het profiel per medewerker in één oogopslag vergelijkt

2️⃣ Gewogen naar werklast, niet enkel aantal dossiers

Een maandaangever vraagt twaalf aangiften per jaar, een kwartaaldossier maar vier. Een puur aantal dossiers zegt dus weinig over de echte werkdruk. Daarom voegt de widget drie kolommen toe die de werklast normaliseren:

→ VTE: het aantal voltijdse equivalenten van de medewerker

→ Geschatte BTW-aangiften per jaar: het verwachte aantal aangiften op basis van de periodiciteit van alle dossiers samen

→ BTW-aangiften per VTE: het aantal aangiften herrekend naar voltijds equivalent, zodat deeltijds werk de vergelijking niet vertekent. De zwaarst belaste medewerkers kleuren op, zodat je over- en onderbelasting meteen ziet

Zo zie je niet wie de meeste dossiers heeft, maar wie effectief de zwaarste aangiftelast draagt.

3️⃣ Totaal, gemiddelde en mediaan bovenaan

Boven de medewerkers zie je drie referentierijen: het kantoortotaal, het gemiddelde en de mediaan. De mediaan vangt uitschieters op, dus je herkent meteen wie ruim boven of onder een normaal niveau zit.

4️⃣ Zelf kiezen welke rol de eigenaar bepaalt

ADMIN-gebruikers stellen via de instellingen in welke rol op het dossier bepaalt aan wie het wordt toegewezen (standaard de verantwoordelijke medewerker). Zo sluit de verdeling aan op de manier waarop jouw kantoor de dossiers verdeelt.

5️⃣ Data-controle ingebouwd

Bovenaan waarschuwt de widget wanneer de cijfers nog geen volledig beeld geven:

→ Klanten zonder BTW-periodiciteit: dossiers met een onbekende periodiciteit in AdminPulse, die nog niet correct in de verdeling vallen

→ Klanten zonder toegewezen medewerker: dossiers zonder ingestelde rolhouder in AdminPulse, die onder "Niet toegewezen" terechtkomen

Klik op het aantal om meteen de betrokken klanten te zien en de gegevens in AdminPulse aan te vullen.

6️⃣ Doorklikken, groeperen, filteren en exporteren

Elk aantal in de tabel is klikbaar, zo kom je rechtstreeks bij de onderliggende dossiers. Je filtert op een specifieke medewerker of bedrijf, groepeert medewerkers per labelgroep (gegroepeerd of volledig uitgeklapt) en exporteert de volledige tabel naar Excel. Een opgeslagen layout onthoudt je voorkeuren.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een "Kantoor" dashboard via de widgetconfiguratie.

Je kan de interne kost (personeelskost) per medewerker voortaan volledig vanuit Finibase beheren, in plaats van te werken met het vaste interne uurtarief uit AdminPulse. Je stelt per medewerker de totale jaarlijkse personeelskost in, en Finibase berekent daaruit zelf de effectieve kost per uur.

Nieuw: die personeelskost kan je nu ook opsplitsen per kostencategorie.

Waarom je personeelskosten via Finibase beheert

• Correctere kost per uur. Finibase berekent de kost per uur op basis van de werkelijke jaarlijkse personeelskost en de beschikbare VTE-uren per medewerker. Analyses die vanuit medewerkers vertrekken, rekenen zo altijd met het exact correcte bedrag. Je hoeft geen aparte Excel meer bij te houden om de totale interne kost om te rekenen naar een kost per uur.

• Opsplitsing per kostencategorie. Splits de totale personeelskost op in je eigen categorieën, bijvoorbeeld bezoldigingen, bedrijfswagen, opleidingsbudget, ... Zo krijg je inzicht in de samenstelling van de personeelskost en kan je die uitsplitsing gebruiken in je analyses.

• Automatische herinneringen. Finibase signaleert wanneer waarden lange tijd niet meer zijn bijgewerkt, zodat je berekeningen accuraat blijven.

Wat is er nieuw

• Eigen kostencategorieën beheren. Definieer per kantoor je eigen categorieën. Je kan ze herordenen, hernoemen en verbergen in de widget.

• Bedrag per categorie per medewerker. Vul voor elke medewerker een bedrag in per categorie. Een live totaal toont meteen de samengestelde interne kost.

• Per jaar of per uur invoeren. Kies per medewerker of je de bedragen op jaarbasis of op uurbasis ingeeft. Uurbedragen worden automatisch omgerekend naar een jaarbedrag op basis van de VTE van de medewerker.

• Meerdere periodes. Voeg periodes met verschillende startdata toe om wijzigingen in de loop van het jaar correct vast te leggen, bijvoorbeeld een loonsverhoging halverwege het jaar.

Aan de slag

1. Open de instellingen van de widget "Gebruikers datakwaliteit".

2. Zet in de sectie "Interne kosten" de optie "Handmatige totale interne kost per medewerker via Finibase" aan. Dit is nodig voordat je met categorieën kan werken.

3. Voeg in de sectie "Kostencategorieën" je eigen categorieën toe.

4. Vul per medewerker de bedragen in via de kolom "Totale interne kost".

Goed om te weten

• Zolang de optie uitgeschakeld is, gebruiken alle widgets het standaard interne uurtarief uit AdminPulse.

• Zodra je ze inschakelt, wordt de interne prijs uit AdminPulse volledig genegeerd en vervangen door de totale interne kost die je in Finibase instelt.

• Is er voor een medewerker nog geen kost ingesteld? Dan wordt €0 als interne kost gehanteerd. Vul dus voor elke medewerker een bedrag in.

Bestaande gegevens blijven behouden

Werkte je al met de totale interne kost? Dan hoef je niets te doen. Je bestaande bedragen worden automatisch overgenomen in een standaardcategorie "Totale interne kost", die je daarna verder kan opsplitsen wanneer je wil.

De opsplitsing werkt automatisch door in alle widgets die de kost per uur, personeelskosten en brutomarge tonen.

Heb je in AdminPulse je medewerkersprofielen hernoemd? Die benamingen lopen vanaf nu automatisch door in Finibase. Geen aparte instellingen, geen oude termen meer in je rapporten en dashboards.

Een voorbeeld

Stel, in AdminPulse heb je "Vennoot" hernoemd naar "Partner" en "Medewerker senior" naar "Senior consultant". Vanaf nu zie je op elke plek in Finibase waar voorheen "Vennoot" of "Medewerker senior" stond, jouw eigen termen verschijnen.

Waar zie je het terug?

Overal waar Finibase rolbenamingen toont:

→ Kolomhoofdingen in alle widgets

→ Filters en gegroepeerde overzichten

→ KPI-kaarten, tooltips en grafieklegenda's

→ Excel-exports en groepsdetailvensters

→ Alerts, tabelinhoud en datakwaliteitscontroles die naar rollen verwijzen

Hoe werkt het?

Bij elke data vernieuwing leest Finibase je rolbenamingen rechtstreeks uit AdminPulse. Pas je iets aan in AdminPulse, dan zie je de nieuwe termen in Finibase bij de eerstvolgende data vernieuwing.

Heb je nog niets aangepast in AdminPulse? Dan blijven de standaardbenamingen zichtbaar zoals voorheen ("Medewerker", "Medewerker (vervanger)", "Medewerker verantwoordelijke", "Medewerker senior", "Medewerker facturatie", "Vennoot").