Klanten die per kwartaal of per jaar worden gefactureerd geven tijdens het jaar vaak een vertekend beeld in de "Verlieslatende relaties" analyse.

Met de nieuwe pro-rata optie verdeelt Finibase de verwachte omzet automatisch naar maandbasis, zodat je altijd een correcte vergelijking ziet:

Dit werkt slim op de achtergrond: zijn er al forfaitfacturen verstuurd in de dashboardperiode, dan gebruikt de pro-rata die als basis en vult hij enkel aan voor de periodes waar nog niets werd gefactureerd.

Ook in de "Verlieslatende relaties" alert kan je deze pro-rata instellen.

Voortaan hoef je niet meer dagelijks je dashboard te checken om belangrijke veranderingen op te merken. Met Alerts stel je geautomatiseerde waarschuwingen in die je per e-mail verwittigen wanneer er iets opvalt, zowel bij je klanten als bij je medewerkers.

Je bepaalt zelf welke situaties je wil monitoren, hoe vaak er gecontroleerd wordt en wie de meldingen ontvangt. En net zoals de widgets in Finibase, breiden we de alerts regelmatig verder uit met nieuwe types.

1️⃣ Een eerste reeks alerts om mee te starten

We lanceren vier alerts, verdeeld over klant- en medewerkerdata:

Klanten

→ Facturen vs. registraties Ontvang een waarschuwing wanneer gepresteerde uren (in regie) het gefactureerde bedrag overschrijden boven een drempelwaarde die je zelf instelt. Ideaal om vroegtijdig bij te sturen.

→ Verlieslatende relaties Word gewaarschuwd wanneer klanten een negatieve brutomarge hebben. Je kiest zelf de ernst en drempelwaarde.

Medewerkers

→ Verjaardagen Krijg een overzicht van aankomende verjaardagen van je teamleden, zodat je nooit iemand vergeet.

→ Werkjubilea Ontvang een overzicht van werkjubilea en vier deze mijlpalen op tijd.

2️⃣ Flexibele configuratie in drie stappen

Elke alert stel je in via een overzichtelijk formulier:

→ Basis Geef je alert een naam, kies de frequentie (dagelijks, wekelijks of maandelijks) en selecteer welke collega's de e-mails ontvangen.

→ Klanten Bepaal welke klanten worden meegenomen. Kies uit alle klanten, filter op labels of selecteer individuele relaties. Je kan ook filteren op ondernemingstype en boekjaarafsluiting.

→ Configuratie Stel de alert-specifieke parameters in zoals drempelwaarden, periodes en bijkomende opties. Voor medewerker-alerts selecteer je hier welke medewerkers in scope vallen.

3️⃣ Slimme e-mailnotificaties

→ Gebundelde digest e-mail Alle alerts die tegelijkertijd worden geëvalueerd, worden samengevat in één overzichtelijke e-mail per ontvanger. Zo blijft je inbox overzichtelijk.

→ Individuele notificaties (enkel voor verjaardagen en werkjubilea) Naast de gebundelde e-mail kan je ook persoonlijke meldingen activeren. Je kiest of de melding op de dag zelf of de dag ervoor wordt verstuurd en wie deze ontvangt.

Elke e-mail bevat een directe link naar je dashboard, zodat je met één klik de details kan bekijken.

4️⃣ Beheer en geschiedenis

In het alerts-overzicht beheer je al je geconfigureerde alerts. Je kan ze op elk moment in- of uitschakelen, bewerken of verwijderen.

Via de alertgeschiedenis zie je wanneer een alert is uitgevoerd, hoeveel triggers er waren en welke relaties of medewerkers de alert hebben geactiveerd. De geschiedenis wordt automatisch 12 maanden bewaard.

Alerts is beschikbaar als premium-functionaliteit.

Meer weten over hoe je alerts configureert? Lees ons support artikel.

Werk je vaak met dezelfde filtercombinaties? Sla ze nu op als filterset en wissel er razendsnel tussen.

Hoe werkt het?

Je kan nu in elke widgettabel je actieve filters opslaan als een filterset. De laatste filterset die je hebt geselecteerd wordt automatisch toegepast wanneer je de pagina opnieuw laadt.

1️⃣ Persoonlijk of kantoorbreed

Kies zelf of je een filterset enkel voor jezelf bewaart, of deelt met het hele kantoor. Zo kan iedereen dezelfde filters gebruiken zonder ze telkens opnieuw in te stellen.

2️⃣ Beheer op basis van je rol

→ ADMIN-gebruikers kunnen alle filtersets op kantoorniveau beheren

→ CONTRIBUTOR-gebruikers kunnen enkel de filtersets beheren die ze zelf hebben aangemaakt

Waarom deze controle?

Wanneer een relatie in AdminPulse op inactief wordt gezet, blijft het bijhorende dossier in Silverfin soms ongewijzigd bestaan. Dat kan leiden tot onnodige licentiekosten en een vervuild dossieroverzicht.

Met een automatische controle toont Finibase welke inactieve AdminPulse-relaties nog een actief Silverfin-dossier hebben. Zo kan je deze dossiers opruimen of archiveren en wordt je Silverfin-omgeving actueel gehouden.

Hoe voeg je het toe?

Een admin-gebruiker kan de widget "Inactieve relaties met Silverfin dossier" toevoegen aan een “Data controle” dashboard via "Widgets aanpassen".

Finibase groepeert je klanten al automatisch via facturatiegroepen en relatiegroepen uit AdminPulse. Dat geeft je direct inzicht in hoe klanten onderling verbonden zijn. Maar soms wil je verder gaan: klanten of medewerkers indelen op basis van je eigen criteria, zoals sector, kantoorteam of abonnement.

Dat kan nu met labelgroepen. Je bundelt je bestaande AdminPulse-labels in logische groepen en gebruikt die als extra dimensie in je dashboards bovenop de automatische groepering die je al kent.

1️⃣ Maak je eigen groepen

Ga naar de labelinstellingen in de widgets "Relaties per rapporteringslabel" of "Gebruikers datakwaliteit" en maak groepen aan die passen bij jouw kantoor. Denk aan groepen zoals Abonnement/Sector/Team voor klanten, of Team/Functie voor medewerkers.

Per groep kies je:

• Naam: geef de groep een herkenbare naam

• Labels: selecteer welke labels tot deze groep behoren

→ Je kunt zoveel groepen aanmaken als je nodig hebt, en ze op elk moment hernoemen, herschikken of verwijderen.

2️⃣ Eén filter per groep in je tabellen

Elke labelgroep verschijnt als een filter in je overzichtstabellen. Zo kan je eenvoudig filteren en zie je in één oogopslag de cijfers op niveau van je groep.

3️⃣ Werkt in al je dashboards

Labelgroepen zijn niet beperkt tot één widget. Ze werken automatisch door in alle widgets die labels ondersteunen.

Denk aan de analyses van medewerker factureerbaarheid, forfait-nacalculatie en meer, overal waar labels als filter beschikbaar zijn

4️⃣ Automatische migratie

Heb je eerder al een labelconfiguratie ingesteld? Dan wordt die automatisch omgezet naar een standaardgroep. Je hoeft niets opnieuw in te stellen.

Lees meer over groeperen in https://finibase.featurebase.app/nl/help/articles/9894059-groeperingen-bundel-klanten-en-medewerkers-voor-betere-analyses

Verbind Finibase met je Silverfin-omgeving en krijg direct inzicht in je configuratie en data-afstemming.

1️⃣ Silverfin integratie

Koppel je Silverfin-omgeving in enkele stappen en synchroniseer automatisch je dossiers, periodes en gebruikers naar Finibase.

Ga naar Alle instellingen → Silverfin integratie om de koppeling te starten.

Bekijk het volledige support artikel voor een stapsgewijze uitleg.

2️⃣ Silverfin kantoorconfiguratie dashboard

Na het verbinden van de integratie wordt automatisch het "Silverfin kantoorconfiguratie" dashboard aangemaakt. Dit dashboard geeft je inzicht in de configuratie en data-afstemming van je Silverfin-omgeving.

Transacties per type: volledig overzicht van alle grootboektransacties

De krachtigste widget van dit dashboard. Je krijgt een overzicht van alle grootboektransacties per klant, compatibel met alle boekhoudsynchronisaties uit Silverfin (Exact Online, Yuki, Octopus, ExpertM, enz.).

Per klant zie je:

→ Een opsplitsing per type: balans excl. financieel, financieel, kost en opbrengst

→ Een opsplitsing per maand van deze transacties

Overige widgets

→ Rapporteringsfrequentie: Verdeling van dossiers per rapporteringsfrequentie (jaarlijks/kwartaal/maandelijks)

→ Bedrijfstypes: Verdeling van dossiers per type dossier in Silverfin (standaard, persoonlijk, analytisch, consolidatie, …)

→ AdminPulse afstemming: Controle welke Silverfin-dossiers correct zijn gekoppeld aan AdminPulse-relaties

→ Gebruikers controle: Overzicht van Silverfin-gebruikers en hun beschikbaarheid in Finibase/AdminPulse

→ Synchronisatie-instellingen: Gedetailleerd overzicht van de boekhoud- en adminsync-configuratie per dossier

→ Workflow-configuratie: Overzicht van de ingestelde workflows per dossier

→ Mapping lijsten: Overzicht van de toegepaste mapping configuratie per dossier

→ Dossiersjablonen: Overzicht van de toegewezen dossiersjablonen per dossier

Je vindt dit dashboard terug onder Data Controles in het navigatiemenu.

Twee nieuwe widgets op het medewerkerdashboard waarmee je persoonlijke of kantoorbrede targets instelt en direct ziet of je op schema ligt.

1️⃣ Prijslijstitem doel

Track uren op specifieke prijslijstitems

Stel targets in zoals "160 uur advies per jaar" of "Maximaal 20% interne taken". Je kiest zelf de prijslijstitems, het type doel (absoluut of percentage) en of het een te bereiken doel is of een maximum limiet.

Wat heb je eraan?

De widget toont direct je voortgang met kleurcodering: van rood (nog veel te doen) naar groen (doel behaald). Bij een kortere dashboardperiode wordt je doel automatisch pro-rata aangepast.

💡 Tip: Stel een kantoorbreed doel in als standaard. Per medewerker kan je dan optioneel een specifiek target instellen.

2️⃣ Target verdeling klant/intern

Zie hoeveel procent van je uren naar klantenwerk gaat

Stel een target in (bijv. 75% klantenuren) en zie direct of je voldoende factureerbaar werk doet. Afwezigheid en recuperatie worden niet meegeteld, dus je krijgt een realistisch beeld.

Stel zelf samen welke cijfers je wil zien en breng ze samen op één plek.

Wat is er veranderd?

Je bent niet langer gebonden aan vaste dashboards. Met eigen dashboards bepaal je zelf welke KPI-kaarten en grafieken je wil zien, in welke volgorde, en met wie je ze deelt.

Finibase biedt ondertussen meer dan 50 kant-en-klare widgets verdeeld over vier categorieën:

1️⃣ Data Controles → AdminPulse, PEPPOL en Silverfin checks op de volledigheid van data

2️⃣ Kantoor → Omzet, marges, facturatie en budgetten

3️⃣ Medewerker → Factureerbaarheid en tijdsbesteding

4️⃣ Klant → Rentabiliteit en omzetanalyse per klant

Hoe werkt het?

Ga naar Dashboards en klik op + Nieuw dashboard in de sectie waar je een dashboard wil toevoegen. Voeg widgets toe, sleep ze in de juiste volgorde en bepaal wie toegang krijgt.

Inspiratie om te mix-and-matchen

→ Voor vennoten: Totale omzet + Brutomarge + Top 10 slechtst presterende forfaits

→ Voor facturatie-opvolging: Nog te factureren + Ouderdomsanalyse facturen + DSO

→ Voor HR/planning: Verdeling medewerkers per factureerbaarheid + Interne tijdregistraties

→ Voor datakwaliteit: Samenvatting relaties datakwaliteit + Communicatiekanalen controle + PEPPOL readiness

👉 Meer over eigen dashboards

👉 Meer over de Budgetten widget