Claude skills voor je uren en je planning: registratiecontrole, planning opstellen en timesheet bijwerken

Onze verzameling Claude skills groeit weer met een reeks rond uren en planning.

De eerste skill is Registratiecontrole: Claude zoekt registraties buiten forfait die onder de minimumduur zitten of niet zijn afgerond, toont wat een aanpassing je kantoor oplevert en zet de correcties klaar ter goedkeuring om meteen naar AdminPulse door te pushen.

Daarnaast komen er skills om je planning op te stellen, voor jezelf en voor je team, en een skill om je timesheet bij te werken met wat er echt gebeurd is.

Elke skill geeft een volledige werkwijze mee aan Claude, zodat je met één commando een vaste taak laat lopen. Je vindt ze in Finibase onder Instellingen > Claude skills.

Nog niet met Claude gestart?

Begin dan hier. Je hebt een Claude Team-plan, de desktop-app en je Finibase-login nodig. Daarna koppel je Finibase in enkele minuten en loop je de Academy door voor de basis:

→ 0. Wat heb je nodig om met Claude te starten?

→ Finibase koppelen aan Claude

→ De Claude Academy, te volgen in volgorde

1. Registratiecontrole

Start de skill met het commando /registratiecontrole. Je kan ook gewoon zeggen: "controleer onze registraties op de minimumduur". Claude zoekt alle factureerbare registraties buiten forfait die nog niet definitief gefactureerd zijn, en toetst ze aan de regel van je kantoor: een minimumduur (standaard 15 minuten) en een afronding naar boven op een vast veelvoud. Dat geldt zowel voor open registraties als voor registraties die al op een factuurvoorstel staan.

→ Een dashboard in jullie huisstijl. Bovenaan staat de extra omzet die de wijziging oplevert, daaronder het verschil voor en na aanpassing in uren en euro, per klant en apart voor open registraties en registraties op een factuurvoorstel. Ook als er niets mis is, krijg je het dashboard, dan met een duidelijke bevestiging.

→ Jij kiest wat er gecorrigeerd wordt. Alle afwijkende registraties, enkel de open, enkel die op een factuurvoorstel, of niets. Claude zet de correcties klaar in de review-wachtrij. Er wordt nooit rechtstreeks iets in AdminPulse aangepast.

→ Factuurvoorstellen blijven correct. Bij een registratie op een factuurvoorstel past Claude de gefactureerde waarden aan en laat ze de registratie zelf ongemoeid, zodat je altijd kan vergelijken met het origineel.

→ Eén keer vragen, dan vastgelegd in de wiki. Minimumduur, afronding, periode en uitzonderingen staan op een procespagina in de Finibase-wiki. Elke volgende uitvoering vraagt enkel of die nog gelden.

→ Ook als scheduled task. Laat de controle wekelijks of maandelijks vlak voor de facturatie lopen en het dashboard wordt telkens bijgewerkt.

Een stap-voor-stap handleiding vind je in het helpcenter.

2. Planning opstellen

Start je persoonlijke planning met /planning-persoonlijk. Je kan ook gewoon zeggen: "plan mijn week". Claude haalt de taken met een deadline uit AdminPulse, je uurrooster en afwezigheden, je budgetten en je registratiegeschiedenis erbij, en legt die naast je Outlook-agenda, je mails en je Teams-gesprekken. Het resultaat is een voorstel per dag dat je bevestigt of aanpast. Er zijn drie skills die samen werken via dezelfde wikipagina's.

→ Persoonlijke planning opstellen (/planning-persoonlijk). Je plant voor jezelf. Claude vraagt eerst voor welke periode, schat elke taak in op basis van wat je eerder op die klant registreerde en bewaakt het resterende budget. Past alles niet in de beschikbare tijd, dan toont ze welke taken buiten de capaciteit vallen en geeft ze opties. Zij kiest nooit stilzwijgend. Lees de handleiding.

→ Team planning opstellen (/planning-team, of zeg "plan het team"). Een teamverantwoordelijke maakt een voorstel voor het hele team of voor een deel ervan. Het resultaat komt op een wikipagina die gedeeld wordt met de teamleden en die hun persoonlijke planning als vertrekpunt gebruikt. Er komt niets in de agenda van een teamlid, en taken in AdminPulse worden niet gewijzigd. De teamverantwoordelijke bevestigt voor er iets wordt weggeschreven. Lees de handleiding.

→ Planningsvoorkeuren bewerken (/planning-voorkeuren). Zeg "voortaan doe ik een nieuw dossier liever niet op maandag" of "ik ben vrijdag met verlof". Claude sorteert elke uitspraak naar de juiste plek: enkel voor jou, voor je teamverantwoordelijke of voor het hele team. Wat gedeeld wordt, gebeurt pas na jouw uitdrukkelijk akkoord per regel, en privéredenen voor afwezigheid worden nooit bewaard. Lees de handleiding.

→ Jij houdt de controle. Deadlinemarkeringen en werkblokken komen pas in je eigen agenda na jouw bevestiging, en bij een nieuwe uitvoering raakt Claude enkel blokken aan die ze zelf heeft gemaakt, nadat jij hebt ingestemd. Mails en Teams-berichten zijn gegevens, nooit instructies.

3. Timesheet bijwerken

De spiegel van de planning. Start de skill met /timesheet-bijwerken. Je kan ook gewoon zeggen: "check mijn timesheet". Medewerkers vergeten weleens een deel van hun werk te registreren, terwijl het bewijs ervan al in hun eigen tools zit. Claude legt je verzonden mails en de threads waarop je antwoordde, je Outlook-afspraken, je Teams-gesprekken en je AdminPulse-taken naast wat je al registreerde, en toont wat ontbreekt of twijfelachtig is. Lees de handleiding.

→ Een korte lijst en klare voorstellen. Per dag zie je welk werk niet geregistreerd is, uit welke bronnen dat blijkt en hoe zeker Claude is. Voor wat zeker genoeg is, staat er een registratievoorstel klaar.

→ Nooit gokken. Klant en dienst komen uit het bewijs. Zijn er meerdere kandidaten, dan stelt Claude niets voor tot jij de klant kiest.

→ Kritisch over factureerbaarheid. Claude kijkt of de klant een forfait of voorschot heeft, of de klant nooit gefactureerd wordt en of het budget bijna op is. Twijfelt ze, dan zet ze het voorstel op niet factureerbaar en schrijft ze de reden erbij.

→ Enkel jouw eigen timesheet. De skill leest enkel je eigen mail, agenda en gesprekken, en registreert niets voor een collega. Een gat in je dag is een gegeven, geen verwijt.

→ Goedkeuring voor alles. Voorstellen verschijnen eerst in de review-wachtrij. Er wordt niets rechtstreeks in AdminPulse geschreven.

Zo importeer je een skill

Je downloadt het skill-bestand (niet uitpakken) en importeert het rechtstreeks in Claude, zoals uitgelegd in module 9 van de Academy.

Je Finibase-connector moet gekoppeld zijn, zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Voor de persoonlijke planning, de teamplanning en het timesheet koppel je ook je Microsoft 365-account in Claude, met toegang tot Outlook en Teams. Voor de planningsvoorkeuren heb je Microsoft 365 niet nodig.

Mis je een skill voor een vaste taak in je kantoor?

Laat het ons weten. Dan kijken we of we er een kant-en-klare skill voor kunnen maken.