Medewerker: beschikbare klantenuren berekenen op basis van interne urencategorieën

Samenvatting

Interne urencategorieën instellen met targets per medewerker, zodat de beschikbare uren voor klantwerk automatisch berekend worden.

Beschrijving

Om te weten hoeveel uren er effectief beschikbaar zijn voor klantwerk, moet je als kantoor rekening houden met interne uren zoals opleidingen, vergaderingen of administratie. Vandaag is er geen manier om die interne uren gestructureerd bij te houden en af te trekken van de totale capaciteit.

Met deze widget kan het kantoor starten vanaf de totale aantal uren volgens de ingestelde VTE-waarde van een medewerker (52 × 38 = 1.976) en categorieën van interne uren aanmaken — bijvoorbeeld opleidingen, teambuilding, vergaderingen of administratie — en per categorie een target instellen per medewerker, per team of als standaard voor het kantoor.

De target wordt ingesteld per kalenderjaar en kan eventueel per dag/maand/kwartaal verdeeld worden.

Elke categorie wordt gelinkt aan prijslijstitems, waardoor de geregistreerde tijd er automatisch op meeloopt en de beschikbare klantenuren in realtime berekend worden.

Bij het linken van prijslijstitems toont het systeem direct de totale tijd die in het vorige jaar op die items werd geregistreerd, zodat het kantoor een realistische target kan bepalen.

Daarnaast kunnen er alerts ingesteld worden die automatisch verwittigen wanneer de geregistreerde interne uren de target overschrijden, of wanneer na een bepaalde datum de target nog niet bereikt is. Zo kan het kantoor proactief bijsturen wanneer de werkelijkheid afwijkt van de verwachting.