Kantoor: jaarlijkse standaardbudgetten per interne uren-categorie (in uren of als percentage van VTE) of per dienst voor een klant

Samenvatting

We schakelen over naar een jaarbudget-model voor zowel de uren-categorieën van medewerkers als de diensten per klant. Standaardbudgetten geef je niet langer per maand maar per jaar in. De analyses richten zich daarbij primair op het percentage van het jaarbudget dat al gebruikt is binnen de gekozen periode op het dashboard.

Per interne uren-categorie ("kantoortaken", "diverse werkzaamheden", "interne meetings", …) kies je tussen een vast aantal uren of een percentage van VTE als standaard. Een kantoor kan vrij mengen, bijvoorbeeld "kantoortaken" als vast jaaruren-budget en tegelijk "diverse werkzaamheden" als percentage van VTE. Voor klant-dienst-budgetten wordt het standaard ook één jaarbedrag per dienst per klant.

Beschrijving

Vandaag geef je standaardbudgetten zowel per categorie als per klant-dienst maandelijks in, telkens als vast aantal uren. Dat brengt twee problemen mee:

1. De maandelijkse split is overbodige overhead voor kantoren die in jaarbudgetten denken: je verdeelt manueel over twaalf cellen zonder dat dit echt maand-specifieke afwijkingen oplevert.

2. Vaste uren kloppen niet meer wanneer een medewerker van VTE wijzigt of in/uit dienst gaat tijdens het jaar.

Met deze update geef je standaardbudgetten per jaar in als standaard-eenheid. Aan medewerker-zijde kies je per categorie tussen een vast aantal uren of een percentage van VTE. Bij percentage-categorieën berekent het systeem automatisch het uren-budget per medewerker op basis van zijn of haar VTE op dat moment, met prorata-logica bij VTE-wijzigingen of in/uit dienst. Aan klant-zijde geef je het jaarbudget per (klant, dienst) in.

In de capaciteits- en rentabiliteits-widgets wordt het primaire cijfer "% van het jaarbudget dat gebruikt is binnen het gekozen date range". Voorbeeld: 35h ingezet binnen Q1 op een jaarbudget van 100h = 35% van het jaar verbruikt. Dat toont onmiddellijk of een categorie, medewerker of klant-dienst op koers zit, achterloopt of al overschreden is, onafhankelijk van waar je in het jaar staat of welk filter je hebt gekozen.